代表ブログ

納期を守れる人と
守れない人の一番の違いは遅延報告のタイミングです。

守れる人は
間に合う確率が100％じゃなくなったとき
に報告します。

守れない人は
間に合う確率が0％になったときに
報告します。

図にしたらこんな感じになります。

守れる人は常に赤い丸の中にいて、そこから出たタイミング、ピンクの状態になった時に報告します。
守れない人は常にピンクの状態にいて、黒い丸に入ってしまった時に報告します。

守れる人は
100％間に合う状態を正常な状態
としているので、何か問題が発覚して100％でない状態になった時に異常事態として報告をします。

素早く報告をしているので、

１、対策する時間がとれる
２、上司など周りの人に協力してもらえる
３、大事になるのを防げる

という動きができて遅延を最小限にとめられます。

一方、守れない人は

「たぶん間に合うんじゃないかな」
「自信がないけど間に合わせたいと思っている」、

という曖昧な状態が普通になっています。
図で言うとピンクの状態ですね。

その状態だと
問題が起きても危険センサーが働かずにスルーされてしまいます。
発生した問題は処理も報告もされずにどんどん大きくなっていきます。

それを繰り返すうちに
間に合う可能性が少なくなって、最終的に間に合う確率がゼロになります。

間に合う可能性がゼロの時点になって、真っ青な顔をして
「すいません、間に合わなくなりました」
と報告が来ます。

これでは上司や仲間も間に合わせるための手の打ちようがありません。

部下がいかに一生懸命にやっていても

「なぜもっと早く報告をしなかった？」
「報告をしないなんて無責任だ」

と指摘をせざるを得なくなります。

会社としては期日に間に合わないことが普通になるのは致命的なんで、遅延確定後の報告にはきつく言わざるを得ないんですね。

これはみんながツライ状態です。
誰も悪くないけど、良くない状態ですね。

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じゃぁ、どうすればいいのか？

答えは単純です。

100％間に合う状態を維持する

これに尽きます。

図で言うと
常に、
絶対に
赤い円の中にいる
状態にして
その円から出てしまったらすぐに相談や報告をするという考え方に変えることです。

ピンクの場所は異常事態で、危険地帯だ
と認識することです。

そもそも最初から１００％じゃない

納期を守れない人は
そもそも最初から100％間に合うと思っていません。
スタート時点からピンクの場所にいるんですね。最初から異常事態でスタートなんですね。

最初に100％でなかった確率が途中で上がっていくことはあり得ません。
最初から100％間に合う、と思っていなければ遅延することはその時点で確定です。
「間に合わせたい」
「間に合わすように頑張りたい」
の考えでは、自分の経験上、ほぼ遅延します。

最初からピンクの異常事態にいるからなんですね。

仕事をしていると問題が発生しますが、問題が出るたびに間に合う確率は下がっていきます。
なので後は下がっていくだけです。問題を解決しなければ最後はゼロになります。

問題がある状態が当たり前になると、問題が発生しても対応しなくなります。
ゴミ屋敷にゴミが一つ増えても気にならないのと同じですね。
放っておくとすぐにゴミが増え続けて手に負えない状態になります。

ゴミを気にするにはきれいな状態を保つ必要があります。
100％間に合うを維持していない限りは問題がどんどん増えて行ってすぐに納期に間に合わないことが確定します。

なので、最初から100％間に合う状態である赤い円にとどまらない限りは、絶対に間に合わなくなります。
いったん赤い円から出てしまえば一気に黒い円まで流されます。
100％間に合う、という状態さえ保っていれば、問題があればすぐに報告をするようになります。

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まとめると

１、100％間に合う状態を維持しなければ絶対に遅れる、という考え方を身に付ける。

２、最初から100％でスタートする。見積もりの段階で少しでも不安があれば作業を開始しない。100％間に合う、というところまで深く掘り下げて考えてからスタート。自分で確信が出来なければ現在の状態を整理する。自分で整理できなければ上司に相談をする。

３、作業開始後は常に今は100％間に合う状態か、と問いかける。業務開始前や終了時はもちろん、あいだの時間も問いかける。確信が持てないと100％ではない。

４、100％間に合うという状態で無くなったら異常事態としてすぐに上司に報告。そのうえで時間を決めて自分で解決に挑む。想定以上に時間が掛かったり自分で解決できない場合は上司に相談。

という流れになると思います。

この考え方になれば冒頭の
「間に合う確率が100％じゃなくなったときに報告」
という行動に変わります。

遅延することは誰にとっても良くないことなので、それを改善するのは全員のメリットになります。

前提として納期を守ることは、最も重要で最も難しいスキルの一つです。
その難しいスキルを身に付けるためには
間に合う確率が100％の状態を維持すること
が一番大事な考え方になると思います。

しっかりと根気強くこの考え方を浸透させていきたいと思います。

この記事が少しでも遅延の改善に役立てれば嬉しく思います。

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