残業は好きですか？
と聞かれると大多数の人は嫌い、って言うと思います。
予定は狂うし、
しんどいし、
何より本来帰れるはずの時間に帰れないストレスってえぐいですよね。
でもそんな残業よりも嫌なものがあるんです。
それは
報告
です。
いやいや、報告なんて、さっと伝えて終わりやん、って思うかもしれませんが、
この報告が嫌での残業がシナジーデザインでは多く発生しています。
そしておそらくですが、
日本の多くの会社でも発生しているのではないでしょうか。
サービス残業が問題になっていますが、
実は、いろんな問題を明確にするのが嫌で、
許可を取らないまま、残業をして報告をごまかしている、
みたいなことが起こっているはずです。
上司からの明確な指示での残業ではなく、
問題が起きている、間に合わない、予算が達成しない、
そんな問題への対応として働く側が勝手に残業を選択している、ということも起きていると思います。
（もちろん会社側からの命令でのサービス残業もあるとは思います。ただすべてではないということです。）
なので
報告が嫌で残業をした経験はありますか？
という問いには多くの人がYESと答えるはずです。
ストレスで言うと
報告をするストレス ＞ 残業をするストレス
となっている訳ですね。
自分も若いころはアルバイトで肉体労働をしていましたが、
肉体労働であれば報告はそんなに苦じゃありません。
報告だけすれば
あとは頭脳労働の人が問題を解決してくれるから、ですね。
肉体労働をしていたころは
情報を伝えることしか求められていない。
なので、非常に簡単でした。
でも頭脳労働者の場合は違います。
問題を解決すること自体に責任があるので、
問題の報告をする時には、
ある程度の解決策までワンセットで伝える必要があります。
その解決策について考えられていないので報告が億劫になる。
報告をして怒られるのが嫌で、というメンバーもいますが、
それは正しくない、と思っています。
怒られるのがイヤではなく、
問題を認め
情報を整理し、
解決策を考え
実行のシュミレーションをする
までの一連の頭脳労働が出来ていないので、対応できなくなり、投げ出している、がその状態を表すのに近い表現だと思います。
頭脳労働を行うときは
常に問題が発生する可能性があります。
というか問題は常に発生し続けるので微調整を続けながら対応していきます。
問題が発生、とは最初に立てた未来予測と違うことが起こってくることですね。
その違ったことが発生した場合
１，自分で対応
２，上司に報告してから対応
の2択を間違わないようにする必要があります。
いちど間違いだすと、ずっと間違い続けて
報告するべきものを隠してしまったり、
自分で対応するべきものをずっと上司に頼って、上司の時間を奪い、会社の生産性を下げてしまう、
そんな判断ミスが起こります。
そうならないように、
常に情報を整理する必要があります。
管理する対象ごとに数値は変わってきますが、
仮にそれが進捗管理だとして
クリエイターであれば、3つの数値で現状を把握し続けます。
１，見積時間
２，かかった時間
３，現在の進捗
この3つだけで
完了予測時間が割り出せるので状況が把握できます。
上記3つでの管理を頭の中でしていれば進捗に関しての報告が大きくずれてしまうのは避けることが出来るはずです。
このように、
常に自分の仕事を数値で客観的にモニタリングしながら業務を進めていく必要があります。
そのためにブレインマップなどのツールを開発して対応していますが、ツールが無くても頭の中で計算が出来るようになってきます。
タスクのレベルが上がれば報告の難易度も上がる
入社したときには報告ができていたのに、
最近になって報告すらできなくなった、
というメンバーがいたりします。
そのメンバーは落ち込んだりするわけです。
報告すらまともに出来ない、、、と。
でも落ち込む必要は無いんですね。
なぜなら
報告はタスクのレベルに合わせて、難しくなっていくもの、
だからです。
問題解決自体に責任を負っている場合、
順調に進んでいる時以外は、
予定外の問題に対しての報告になります。
それらの分析やデータの収集、その言語化は難易度が上がれば上がるほど、当然に上がっていきます。
それらの報告ごとをまとめるのが難しくなるので報告ができなくなる、そう考えると、納得しやすいと思います。
そして
報告は承認を得て初めて報告
です。
重要なので何度も言います。
報告は承認を得て初めて報告
です。
承認を得ていない報告は報告ではありません。
ただの連絡、です。
チャットで送っています。
電話の着信を残しています、
は報告ではありません。
報告の定義をずらさずに
必ず承認を得る、状態に持っていく。
そう考えると、
余計に報告が難しく感じるはずですね。
つまり報告の流れは
問題発生
↓
情報整理
↓
上司に連絡
↓
報告を行う
↓
上司が承認
↓
完了
となるのを想定していると思いますが
多くの報告は
問題発生
↓
情報整理
↓
上司に連絡
↓
報告を行う
↓
上司が報告を否認
↓
会議が発生
↓
打合せ
↓
問題の解決策が決定
↓
進めるスケジュール作成
↓
もともとのスケジュールとの調整
↓
再発防止
↓
完了
となり、かなり複雑なんですね。
なので、そんな複雑なことへの抵抗から
報告ではなく、残業を選択しちゃう、
そんな状態になっているんですね。
これらを解決するには
報告は大変な作業
という認識を持つと同時に
報告のフローについて覚えて、理解して、
正しく報告できるようにトレーニングに励む、と言うことになります。
上司は
報告が拙くても、そのことを攻撃するのではなく、
報告の難しさをこのブログを使うなりして伝えて、
根気強くトレーニングを実行する必要があります。
そして、
残業を褒めない、ことも大切です。
報告がイヤで残業したのに褒められた社員はどんどん追い込まれていきます。
報告するスキルは勝手に増えないので、この先もずっと残業するしかない、と。
そうなると必ず退職につながっていくので、
残業より報告のほうがしんどい、
それを伝えて
麻薬のようなサービス残業を無くしていくことが重要です。
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