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代表ブログ

2020年6月3日

打合せはとても大切。だけど軽視しがち

例えばあなたはトラックの運転手だとして、
大阪から荷物を

目的地に

運んでください
という指示があったとします。

そしてあなたは

目的地を福岡に設定して運びました。

一生懸命に荷物を運びました。
眠い目をこすって一生懸命運転をして荷物を運びました。

でも

実際の目的地は福岡ではなく東京

だったとすれば、

仕事をすればするほど目的地から遠ざかっていた事になります。

極端な話に聞こえるかもしれませんが
仕事では往々にしてこのような

目的設定のミス

が起きてしまいます。

仕事をすればするほど目的地からどんどん遠ざかっていく

そして、上司から咎められるまで間違った目的地に向けて

全力で動いてしまう事がよく起きます。

目的地の設定スキルが最初から必要

アルバイトや作業だけを行う仕事の経験しかない人は、目的地の設定が苦手です。

 

というか

やり方が分かりません。

いままで、

目的地が決まっている状況でしか

仕事をしたことがなければ

目的地を決める重要さには気づかないですし、

目的地を決めることが自分の仕事とは思わないのかもしれません。

 

でも、柔軟にモノづくりをして、新しいサービスを出していくためには

個々のメンバーが
会社の目的地との整合性も取りながら

最適な目的地

を設定するスキルが必要になります。

 

そうでなければ、決まった作業のみを行う、

メンテナンス

の仕事しかできなくなるんですね。

 

未来や、

状況を予測するために

情報を収集して

正しい判断をする。

 

それが求められる時代であり

業界

ということを理解するべきです。

 

これまでの仕事とは違う世界に来た

ということを深く理解する必要があります。

過去にはこんな記事も書いています。

別業種からクリエイターになるには生まれ変わる必要がある

 

目的地は上司と決める

まず重要な事は最初の打ち合わせで目的地を明確に決めることです。

そしてそれに応じて仕事を組み立てることです。

目的地の設定は1人ではできません。

なので必ず上司と打ち合わせをして決定する必要があるんですね。

 

重要な事は目的地を明確にしてゴールのイメージを持つことです。

そうすればその間に通り道やチェックポイントや報告するべきタイミングがしっかりと見えてきます。

 

 

 

 

 

 

打合せ不足が失敗の直接の原因になっていることが多いですね。

でも打合せは不足しがちです。

 

なぜなら打合せはしんどい

 

からです。

 

打ち合わせというのはいろんな問題に正面から向き合うことになります。

しかも自分より上の立場の人と行います。

自分の基準ではなく、上司の基準で仕事をすることが求められます。

なので

負荷が非常に高い

ものなんですね。

人は、特に新人は負荷の高い仕事は無意識に避ける傾向があるので
打ち合わせを避けて

先に手を動かし

始めてしまいます。

これは致命的な失敗につながります。

 

目的地が東京なのに、目的地を設定しないままトラックを出発させるのと同じです。

トラックは絶対に目的地につきません。

途中でクライアントから指示があって、怒られて目的を設定し直すだけです。

その時間は無駄です。

なので必ず打ち合わせから入らないといけません。

 

打ち合わせはメリットだけ

 

打ち合わせをすることによるデメリットは基本的にはありません。

成功の確率は高まりますし

無駄なことも排除されます。

最短ルート教えてくれることもありますし

何より問題を上司と共有することによって孤独な戦いを避けられます。

逃げても結局ストレスはなくならない

確かに問題と正面から向き合う行為なのでストレスが溜まりますが、それは上司がストレス源ではありません。

仕事自体がストレスの代行業になるので仕事をするという行為が打ち合わせに凝縮されていると考えた方がいいと思います。

とにかく打ち合わせから逃げない。

フラットにしていると打ち合わせを避けて手を動かし出してしまいます。

そのほうが楽だからですね。

 

ここで重要なのは

楽なほうが間違った道

それが前提です。

特に新人の頃は楽な道は間違った道、

その認識が絶対に必要です。

もう一度言います。

楽な道は間違った道

それが前提です。

ぜったいに打合せをねじ込む

なので絶対に打ち合わせから逃げてはいけません。

朝一にもしくは終業時に上司を捕まえて必ず承認を得る。

目的地を明確にする、その絶対に必要な行為を行ってください。

打合せは部下の責任

そして

ヒアリング

上司の考えていることを知るためにヒアリングを行います。

答えは上司の頭の中にあるので、それをヒアリングします。

クライアント様との仕事でもヒアリングからすべてがスタートします。

 

情報を共有しやすい上司からヒアリングできなければ、クライアント様から情報収集なんてできません。

クライアント様は指摘をしてくれないので、何の改善もなく失敗に向かってまっしぐらに進んでいく、みたいなことになってしまうんですね。

 

ヒアリングは部下の責任

どんなに上司が忙しくても打ち合わせをしてヒアリングを実施をするのは部下の責任です。

上司に依頼をするだけでは足りません。

上司はあなたよりも忙しい。

もう一度言います。

上司はあなたよりも忙しい。

なので無理矢理にでも、ねじ込んででも、上司の時間を取ることが必要です。

 

シナジーデザインでは報連相の仕方を5段階に設定しています。

その5段階目まで実施することが部下の責任となります。

5段階目まで行って上司が反応なければ上司の責任でもいいですが、

基本的には5段階まで行かなければ部下の責任となります。

 

自分の場合は
4チームの対応+自分の開発をしているので、かなり時間が限られます。

日中の対応速度としては

チームチャット 半日に1回

個人チャット 3時間に1回

特急チャット 1.5時間に1回

ハングアウト電話 1時間

個人電話 即時

 

といった感じの対応スピードとなります。

 

ただし

朝一や寝る前にはすべてのチャットに目を通すので、朝一の業務開始前や10時までにヒアリングや打合せの準備をすればしっかりと時間を取りやすくなります。

 

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