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代表ブログ

2020年6月18日

ヒアリングがへたくそな会社

同じ情報を持っていれば同じ結論になる

これが、
自分が常に感じていることです。

でも、
自分の頭の中にある情報は
自分しかアクセスができません。

なので、
言葉を通じて
他の人との情報の共有をしなければ
共有することができない

うん。
当たり前の話ですよね。

この
”共有”にも
いろんな共有の仕方があるわけです。

報告であったり
相談であったり
いろいろありますが、

この中で重要になってくるのが、
ヒアリング
です。

ヒアリングが大の苦手な会社

そして、
このヒアリングは
シナジーデザインのメンバーが特に苦手としているところだと感じます。

この
ヒアリング
を強化することができれば
情報の共有ができ、
同じ結論に達する可能性が高まって、
仕事がスムーズに運べるようになると思います。

なので、
今のうちの会社の課題は
ヒアリング
何ですね。

ヒアリングと言い訳の違いを明確に言えますか?

そこで、
ヒアリングの定義
をしていくことが重要だと思っていますが、

ヒアリング

言い訳
の違い
は何だと思いますか?

ヒアリングなら褒められますが、
言い訳なら怒られますよね。

違いは何でしょう?

一度考えてみてください。







ヒアリング

相談や報告
の違い、
それは、タイミングです。

内容が同じでも
タイミングによっては
ヒアリングになったり
言い訳になったりします。

例を出してみます。

「どうしても納期に間に合わなかった際にはどう動いたらよいですか?」

という質問を

プロジェクトを開始する前にすると
それはヒアリングになります。

納期遅れ、といったリスクが生じた場合の考えを聞いておくということですね。
リスクに対して事前に対策を取っているので評価されます。

でも、
納期を過ぎてから同じ質問をすると、
それは無責任だ、と指摘をされてしまいます。

納期を過ぎてからヒアリングをしたとしても遅すぎます。

それはヒアリングではなく、
上司やお客様から指摘をされていたり怒られている状態になります。

遅れが確定していなくても
着手してから同じ質問をしても、やはり
仕様の漏れや聞き取りの不足について
やはり上司から指摘を受ける形になります。

ヒアリングは、
業務開始時にやるから
ヒアリングとして機能します。

業務の開始時にヒアリングをすれば
あくまでお客様や上司からの情報収集というだけになるので
お互いに変なストレスは感じないはずです。

そして、
たくさんの情報を集めて上司と同じ
または
お客様と同じ情報を持つことができれば、

おのずと

なぜ作るのか?(要望、why)

何を作るのか?(要件、what)

いつまでに作るのか?(納期、when)

どのようにして作るのか?(how)

についてもしっかりと共有が出来ていきます。

そうすれば
逆に間違ったものを作るのが難しいくらいになっていきます。

こうしたヒアリングを
プロジェクトやタスクのいちばん最初の段階
で行う必要があるんですね。

そして
関係する人との情報の差
をできる限り埋めに行く。

これが大切です。

何となくわかった気
になっている状態では
ヒアリングとしては完全にダメです。

それは、
全く分かっていないと定義するべきです。

少しでも疑問があればしつこくしつこく聞いていく。

そしてとことん考える。

最も脳のパワーを使うのは、
この1番最初の何もないゼロから1を考え出すところです。

ここにもっとエネルギーを突っ込んで、
リスクをとって、
全部の情報を集めてやる、
くらいに勝負しにいかなければ
経験の浅い人のヒアリングは
ヒアリングとしては機能しない
んですよね。

とことん聞き取る。

事情聴取をする刑事くらい、何も曖昧なところは残さない。

何か疑問があれば、完全に分かるまで突っ込んでいく、

くらいの迫力で聞かないといけません。

もちろんヒアリングする相手は仲間やお客様なので、
相手にストレスを与える事はいけませんが、
とにかく曖昧な部分をなくして全て聞き取る

その姿勢が大切です。

そして先程伝えたように
5W1Hのフレームワークを使って
情報の整理を行います。

これがヒアリングの基本となります。

もし何かあればまた別のタイミングで追求していこうと思いますが

とにかくシナジーデザインはヒアリングをするのがへたくそです。

なんとなくのヒアリングは意味がない

その場で聞き取って明確にするのではなく
なんとなく始めたほうが楽だから、
自分のやり方や自分の考え方で
ふわっと
始めてしまいます。

そして予定通り失敗をするか、
クオリティーが期待したところまで行かずに指摘が入ったりします。

とにかく最初のヒアリングが一番の勝負どころ。

上司やお客様と話すことになるので、
最初の頃は大きなストレスがかかるところですが、
やっぱり逃げてはいけません。

「なんとなくこんな感じだろう」
で作ってもプロの仕事にはなりません。

しっかりと責任を持ってヒアリングをする会社の文化にしていきたいと思います。

要望から入るのではなくて、自分の作業する内容を明確化したい。

という理由であれば聞き取りがうまくいきません。

ユーザーだったり上司だったりお客様が思っているのは
何かしたい事を叶えて欲しいという希望です。

その希望を無視して自分の作業に落とし込むことをしてはいけません。

別の言い方でいうとユーザーの希望を叶えられる。

ここが重要です。

最低限のやり方は何か

と考えてしまいがちです。

そうすると局所的な解決策になってしまって
あちこちで整合性が取れなくなって破綻をする
ということになりがちです。

重要な事はMECE(ミーシー:もれなくダブりなく)で洗い出して

もれなくダブりなくしっかりと洗い出してできるだけ深く考えていくことです。

仕様は1つではなく3つ考える

その時に重要になるのは仕様は1つではなく3つ考える

3つのやり方を考える、
というのを意識すればより深く考えるようになっていきます。

慣れてくると、そのうち3つどころか
4つ5つ6つと自然に複数の案を
同時に走らせるれるようになってくるので、
特にヒアリングの初心者の頃は必ず複数考えるようにしましょう。

逆に長い年数が経っていても、1つの案しか考えれないのであれば、
その人は今でもヒアリング初心者ということができます。

必ず複数案を同時に頭の中で走らせる。

これを意識してヒアリングしていきましょう。

逆ヒアリング、相手が分かっているかも重要

またヒアリングする人だけではなくて依頼した人も
「逆ヒアリング」
を意識することが非常に重要です。

シナジーデザインのメンバーが
ヒアリングがへたくそ
というのが前提であるならば、ヒアリングを受ける人は
必ず自分の考えが伝わったかを確認する必要があります。

それを逆ヒアリングと呼んでみましたが、

そうでなければ伝わっていませんし、
伝わっていなければ、
最終的に
要望や要件を無視したものが出来上がってくると
考えた方がいいと思います。

なので
ヒアリングする人はとことんまで情報の共有をする

というのはもちろんですが

要望を出した人も一滴残らず全て伝える

位の形で話し込む覚悟が必要です。

とにかく

「ふわっとこんな感じでお願いします」

「わかりました。そんな感じでやります」

みたいなのは

本当のプロでしかできない、
よほどの経験を積んでいなければ成立しないやりとりの方法です。

シナジーデザインのメンバーの平均の業界歴はまだ1.9年

めちゃめちゃ若い会社になります

当然ですが、この年数では
ふわっとしたヒアリングだと破綻します。

伝えるほうもしっかりと伝える

それを意識、というか肝に銘じないといけません。

そして不安に思った場合は、途中でもいいので、
すぐに情報の不足分を取りに行くようにしましょう
そうすることでチーム間の交流が増え、
情報のやりとりが増えることで
コミュニケーション量も多くなっていきます。

理想にしていた、
活気に満ちた意見交換の多い職場

そして

みんながリスペクトしあっている状態

それも、ヒアリングを徹底する先に生まれてくるものだと、考えています。

まずはヒアリング。

この課題を全員でクリアしていきましょう。

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