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代表ブログ

2020年6月18日

遅延には”6つの状態”がある。いつ報告するべきか?

代表者が作成した下書きを元に、
新人マーケター小島が文字校正を行った文章となります。

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遅延の報告はいつするべきでしょうか?

シンプルな質問ですが、
案外答えられない人が多いと思います。

遅延の報告をするタイミングが間違っていると、
会社や上司は今後の修正が難しくなる
という問題が起こります。

なので、
どのタイミングで遅延の報告をするか、

これが大変重要なんですね。

そして、
遅延している状態というのは、
いくつかの段階に分けられます。

では
具体的に、
遅延の状態はいくつの段階に分けられるのでしょうか?

遅延の状態は6段階ある

結論から言うと、
遅延の状態は
6段階
に分けられます。

どのように分けられるか。

詳しくは下記の図の通りです。

A「遅延前に報告がある」

B「遅延前に報告がない」

C「予定時間に報告がある」

D「予定時間に報告がない」

E「遅延後に報告がある」

F「遅延後に報告がない」

このようにA〜Fまでの6つの状態があります。

では、
それぞれの状態でいると
どのような問題が起こるのでしょうか。

A「遅延前に報告がある」

まず
Aの状態ですが、

「今のままでは納期に間に合わないかも」
と考え、遅延前に報告するパターンですね。

この状態が一番理想だと思います。

遅延する前に、
上司と情報を共有し、相談する。

そうすることで、
別の方法を一緒に考えて
納期までに修正できる可能性が生まれます。

B「遅延前に報告がない」

次に
Bの状態ですが、

「遅延するかしないかの瀬戸際だけど、間に合うと思うから報告はしなくていいや」
と考え、遅延前に報告しないパターンですね。

しかし実際
報告や相談もせず、そのまま進めたら
遅延してしまう確率は高くなります。

なので
遅延していなくても、
少しでも問題があれば
上司に相談することが大事です。

「最初の思っていたやり方だと遅れる
と思ったので別の方法を考えました。」

「何か他の方法はないですか?」

といった
相談を遅延前に挟むことで、
遅延する確率も大きく減らせると思います。

C「予定時間に報告がある」

次に
Cの状態ですが、

「遅延するタイミングで報告すればいいや」
と考え、予定時間に報告するパターンですね。

報告するタイミングとしては遅いですが、
この予定時間に報告があれば、
まだ立て直す事は可能になると思います。

ただ、
遅れが確定してしまっているので、
この場合だとプランBを発動させられません。

このプランBについては、以下のブログで説明しております。
https://syde.jp/w2/archives/9057

プランBを発動させられないと、
今のプランのまま
何とかして進めるしか道はなくなってしまいます。

D「予定時間に報告がない」

次に
Dの状態ですが、

「予定時間になったけど、もうあと少しで終わりそうだから報告しなくていいや」
と考え、予定時間になっても報告しないパターンですね。

”遅延していることを認識したくない”
といった感情もあるのかもしれません。

ですが、
予定時間に報告がないと、
上司は「問題なく進んでいる」と思ってしまいます。

進捗状況も全く分からないですね。

なので、
進めているタスクの
対策もできません。

このDの状態までくると、
大変危険ですね。

E「遅延後に報告がある」

次に
Eの状態ですが、

「遅延したから怒られるけど、報告しないともっと怒られるから報告はしておこう」
と考え、遅延後に報告をするパターンですね。

ここまでくると
かなりの手遅れになってしまいます。

既に、
納期や時間予算
を勝手に伸ばしてしまっている状態
です。

だから、
上司からも怒られてしまうんですね。

でも
無責任な行動をしているのですから、
これは仕方がありません。

F「遅延後に報告がない」

最後に
Fの状態ですが、

「遅延しているのを完全に隠したいから、遅延報告はしないでおこう」
と考え、遅延後にも関わらず報告がないパターンですね。

この状態は
会社の仕事を勝手に放棄しているので、
かなり無責任な状態になってしまっています。

なので、
上司も怒らざるを得ません。

いろんな理由をつけて、
「後から報告しようと思ってました」
などと当の本人は言いますが、
それではまた同じことを繰り返してしまいます。

同じことを繰り返してしまうと、
いつまで経っても成長は出来ないですよね。

なので
もっと、ちゃんと、意地でも
遅延報告の仕方を伝えないといけない
と感じています。

理想としては、
Aの段階で遅延報告をすることですが、
最初は難しいと思うので、
少しづつ遅延報告をするタイミングに慣れていくようにしましょう。

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代表者が作成した下書きを元に、
新人マーケター小島が文字校正を行った文章となります。

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