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2020年6月23日

ヒアリングはどうするのが正解?

前回、「ヒアリングがへたくそな会社」と言う記事を書きましたが、
具体的にヒアリングはどうすればいいんでしょうか?

前回の記事で書いたように、
ヒアリングはタイミングが重要です。

タスクを開始する前のタイミングで
ヒアリングをしっかり行って、

内容を固める必要があります。

一番最初に何をヒアリングしないといけないのか

では内容を固めるために、
何をヒアリングすべきでしょうか?

「これはこれで良いでしょうか?」

「これはこうですね?」

「ここはどうしますか?」

みたいなことを延々と言ってても終わりません。

そんなダラダラとしたものは、
やっぱり、
プロのヒアリングではありません。

ヒアリングをするときは基本的に、
フレームワークを使います。

特に
よく使うのが
5W1Hのフレームワークです。

では、5W1Hの中で、
1番最初に聞くべきことは何だと思いますか?

何をするんですか?の

「What」

でしょうか?

みんな、
何をするんですか?から入ってしまうことが多いんですが、
実は、
違います。

まずヒアリングは

Whyから始めよ
という本がある通り、

「Why」

つまり、

「なぜ作るのか?」

「何がしたいのか」

という要望からスタートするべきなんです。

Whyを明確にすることで問題解決ができる

1番最初は、
必ず要望【Why】を聞きます。

「将来手に入れたいものは何か?」

「これを作ることによって何を期待するのか?」

明確にします。

Whyを明確にすることで、
それを実現するために、
何をするかの【What】を決めることができます。

【What】にあたるものは、
1つだけではありません

可能性のあるものを、
片っ端から出していきます

そして漏れなくダブりなく(MECE)出し切って
整理します。

これによって、
複数の案、複数のWhatが生まれます。

それらの案に具体的に、
いつまでという期日【When】を設定すれば、

どれが最適なものかが
分かってきます。

次に重要になってくるのは、
ターゲットを決める「誰に」に当たる【Who】ですね。

「誰が」行うかの【Who】でもあります。

この2つの【Who】で、
タスクやプロジェクトの内容が固まって行きます。

さらに【Where】
を当てはめることで具体化していきます。

この場合の【Where】は、

「どのチャンネルを使うのか」

「どのページに表示するのか」

「どの媒体を使うのか」

に当たります。

5W1Hのフレームワークに当てはめた上で、
必ず本人に内容を見せて、
確認を取ります。

いまいち要望が明確になってこない時は、

紙ラフをその場で書いたり、

マトリクスを書いたり、
遷移図フロー図などを書いて固めていきます。

なぜ書かないといけないのか?
という理由は
人の頭の中は見えません。
ということです。

AとBの頭の中は違う
と言う前提のもとに、
徹底的に頭の中を共有します。

少しでも疑問点や、
違和感みたいなものがあれば
それはヒアリング不足です。

完全になくさないといけません。

もしなくせない場合は、
日を改めてでも、もう一度打ち合わせをするべきです。

打ち合わせに参加した人には、
責任があります。

シナジーデザインの問題点

今のシナジーデザインの仕事の進め方に
違和感があるのは、

最初の打ち合わせに参加した、
A(依頼者)さんとB(作業者)さんの二人がいたとすれば、

Bさんが、
完成させたものをいきなり
決裁者である自分のところに持ち込んできます。

打ち合わせに参加した、
Aさんへ戻すのではなく、

自分のところに持ってきます。

本来であれば、打ち合わせた内容が、
正しく反映されているかどうかを検証して、

正しくない場合は、
さらに内容を精査していく必要があります。

そのためにも作ったものを見せるべきは、
最終決裁者である自分ではなく、
打ち合わせに参加した、Aさんのところであるべきです。

そこで問題なければ、
Aさんの承認を得て、

その上でAさんから
自分のところに持ってくるべき
ですが、

多くの場合、
AさんからBさんに流れて、
Bさんから自分のところに持ってくる一方通行です。

これでは修正が機能しません。

誰も責任を取ってない状態で、
結局自分がすべての指示を出すことになってしまいます。

とにかくシナジーデザインは、
ヒアリングをしっかり上達する必要があって、

そのためにはまず正しいタイミングで
ヒアリングを必ず行う。

これは

「やったほうがいい」

ではなく、

「必ずやらないといけない」

責任です。

責任を果たさなければ必ず失敗します。

そして、責任を果たすために
各自が工夫をしてヒアリング力を上げていく必要があります

そのきっかけになるのが
5W1Hのフレームワークです。

それ以外にもたくさんのフレームワークがあって、
実際に使いこなせるようになると、
打ち合わせやヒアリングの精度がどんどん上がっていきます

だからこそ、コンサルタントは
いろんなフレームワークを使いこなせるよう頑張るんですね。

まとめ

まず、打ち合わせに5W1Hのフレームワークを使いこなせる状態まで持っていく必要があります。

1番最初は要望、【Why】ですね。

その次に要件【What】
必要な条件のことです。

何をすれば要望を満たすことが出来るかの条件が「要件」です。

その要件を具体化したものが「仕様」です。

この順番に落とし込んでいきます。

フレームワークを使いながら、

要望が合っているか、

用件が合っているか、

仕様が合っているか、

を常に確認し、

その時に作った紙ラフは保存して、
提出します。

そうすることで、
しっかりとした打ち合わせができます。

特に自分たちの場合は、
紙ラフが重要なので、
必ず紙ラフを書くように各自にメモ帳を渡しています。

しっかりとしたヒアリング

それが今のシナジーデザインの課題です。

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