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2018年1月30日

タスクタイマーという自社開発ツールで業務効率アップ

時間の管理をするために
4年前から
タスクタイマー
と言う自社開発のツールを利用しています。

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作業に掛かった時間を記録するツールで作業の効率アップに非常に役に立ちます。
どんなことが出来るの?

仕事の記録

例えば、今やっているのは「ブログでの情報発信」というタスクです。
15分で記事の下書きを書く設定をしていましたので、残り11分で書き上げる必要があります。
このように設定した時間からカウントダウンされていきますので時間を意識しながら作業を行うことが出来ます。このことで大幅に作業効率がアップします。
設定した時間になると経過報告のウインドウで報告を促します。

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ディレクターに報告されます。

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集計

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一定期間のタスクを簡単に集計できます。
上記はデザイナーの1日のタスクです。
一日の最後にこの集計データをメールに貼り付けて終了報告するのがルールとなっています。
記録したデータに基づいて日々の仕事の振り返りができ改善点を見つけやすくなります。
下記は同じデザイナーの1カ月のタスクです。
日ごとの集計だけではなく月次の集計や年次の集計にも対応しており、一定期間にどんな仕事にどのくらい時間を使っていたのかがグラフでも表示されます。

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タスクの整理

プロジェクトを始める前にまずタスクを登録します。
プロジェクトとタスクの登録を行うことで事前にタスクを整理することが出来ます。
それぞれのタスクの予測時間を入力することで作業全体の見積もりを立てる習慣も付いてきます。
また一度タスクを登録すると、繰り返し使えますので何度も登録する必要はありません。
登録はシンプルなインターフェースで簡単に行えます。
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このようにタスクタイマーを活用することで業務効率の改善を図り、残業をなくしても競争力が保てる会社にしていきたいと思います。
今後 タスクタイマーで行う予定の改善は下記のとおりです。

1、タスクの共有化

今は各自がバラバラにつけているプロジェクトやタスクを会社全体で共有していく予定です。
これによって
・タスク登録の時間の節約
・会社全体で何に時間が使われているのかをはっきり
・無駄の排除
を行います。

2、タスクのマニュアル・ヘルプを共有化

タスクごとにヘルプを登録できるようにして先輩がハマったところや工夫したことを共有できるようにしていきます。これによって時間を超えて先輩のノウハウを後輩にタイムリーに伝えることが出来るようになります。

3、検索機能

過去のタスクを文字や条件で検索できる機能を搭載します。
類似タスクの登録を防いで、タスクがごちゃごちゃにならないようにする効果も期待できます。

4、タスクの評価機能

サービスごとの売上と利益を登録して、各タスクがどの程度売り上げや利益に貢献しているかを明確にする予定です。
どのタスクを優先的に処理するかを簡単に判断できるようになる効果を期待します。

5、細かいカスタマイズ

延長ボタン、終了報告機能、ミーティング機能の整理、など細かい使い勝手を上げるカスタマイズをしていきます。
このような機能を追加して、より使いやすく、業務効率アップにつながるツールへと改良を重ねていきたいと思います。
ちなみにこれは今は独立したプログラマーがプログラムもデザイン部分も1か月で作り上げました。
デザインはBootstrapを使用しています。
今思うと驚異的なスピードだと思います。

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