仕事のマニュアル化・ルール化をすすめていきます。

2018年3月8日

仕事のマニュアル化・ルール化をすすめていきます。

シナジーデザインはインターン、
アルバイトを含めて社員10人ほどの規模ですが、
本格的に仕事の仕組化・ルール化を進めていきます。

2020年の終わりまでに30人の規模にしていきたいと思っていますが、
ルールやマニュアルが用意されていないと
新しいメンバーが加入するたびに
同じことを繰り返し伝えることになります。

教えるほうも大変ですし、
覚えるほうもいちいちメモを取ったりしてと
同じ無駄な作業が発生してきます。

マニュアルがあることで1人当たり10時間の削減を行えるとしたら

10時間ｘ20人　＝　200時間
の時間が浮いてきます。

なので人を増やしだす前にマニュアル化をしっかりと行いたいと思います。

メリットは時間の節約だけではなく

・ストレスの軽減
・クオリティの一定化
・問題点の明確化

というメリットもあります。

特にストレスの軽減について少しだけ詳しく書きます。

マニュアル化して仕事のストレスを減らす

仕事をチームで進めるには、共通のルールを覚える必要があります。

すべてを口頭で伝えたり、
観察して覚えるだけではルールにばらつきが出ます。
ルールがばらついていると、衝突が起こります。
衝突は大きなストレス要因となります。
ルールを明記しておくことで共通のルールの下で
仕事が進められ衝突する回数が減ります。
これだけでもストレスがかなり減少します。

また、後輩に仕事を教えるときにも、
くどくどと詳細を伝えなくても
マニュアルのここを見ておいて下さい、
と伝えるだけで事足ります。

周りで説教が発生していると気になって集中しにくくなります。
極力、指摘したり説教をする状態を減らしていくためにも
マニュアル化が必須となります。

話し合いが発生する場合も、
ルールに沿って話し合いをしていけるので話が脱線したり、
余計な対立が発生しにくくなりますので
そういった面でもストレスが減らせられると思います。

法律が無ければ裁判が成立しないように、会社もルールが無ければ、
その場その場で判断することが増え仕事のストレスが増していくと思います。

マニュアルの数が多く、
覚えることがたくさんあることによるストレスもあると思いますが、
最初に覚えてしまえばあとはスムーズに仕事を進めやすくなります。
仕事の全体像がつかめることもストレスを減らせる理由になると思います。

このようにマニュアル化を進めると衝突が避けられ、
説教が減り、話し合いがスムーズになることで
職場のストレスを減らせられると思っています。

マニュアル・ルールは常に変化する

マニュアルは書いて終わりではなく、定期的に見直しを行います。
基本的には後輩や部下に何か指摘をした人はマニュアルに書き込み、
を行うというルールです。

出来ていないことを、その場その場で指摘するのではなく、
こうこう、こういう理由でルール化されているのでそのやり方でやりましょう。
よくマニュアルを読んでおいてください、
というスタンスで部下の指導を行います。

ルールの改定も出来るので、違和感があったり
疑問がある場合はルールの改定を提案してください。
柔軟に対応しようと思います。

共有の仕方
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朝礼でマニュアルについて1分間の共有会を行います。
マニュアルは定期的にアップデートされるので、
自分の分野のマニュアルは始業前に確認するようにします。
また、マニュアルに追記した場合はチャットで共有を行います。

チェックの仕方
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・週に1回、2分のフリーミーティングで問題を出し合う
・定期的に上司から覚えているか、聞く

という方法でルールの定着を図っていきたいと思います。

現在、作っているルールのメモ書き
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I.共通

1.基本社内ルール
2.電話対応
3.メール対応
4.来客者対応
5.ログビューワの見かた・使い方

II.営業・マーケティング

1.SEOルールマニュアル
2.制作代行マニュアル
3.ドメイン管理マニュアル
4.デキテル初公開マニュアル
5.GoogleAnalyticsマニュアル
6.SEOプランマニュアル
7.クライアント様管理マニュアル
8.メールアドレス設定マニュアル

III.クリエイター

1.勧誘メール作成マニュアル
2.勧誘メール送信マニュアル
3.勧誘メール数値管理マニュアル
4.デザインマニュアル
5.SVN運用マニュアル
6.デキテル操作マニュアル
7.デキテル新デザイン追加マニュアル
8.デキテルステップメールマニュアル
9.メールアドレストラブル対応マニュアル
10.週次・月次BUマニュアル
11.イグチッテ更新マニュアル
12.プログラマ向けマニュアル

IV.総務

1.事務ルーチンワークマニュアル
2.社内助成金管理マニュアル
3.給与計算マニュアル
4.備品発注マニュアル
5.求人対応マニュアル
6.書類作成マニュアル