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2019年12月31日

シナジーデザイン流、問題解決の教科書

最近、
悩むと考える
という記事を書いたんですが、社内での反響はあったので、
みんな問題解決の方法が分からずに困っているんだなーと感じました。

なので問題解決の方法を少し書いてみたいと思います。

マイクロソフトの創業者で
世界2位のお金持ちのビルゲイツですが
彼と共に仕事をした中島聡氏の著書によると
ビルゲイツは問題を分割する能力がすごいらしいです。

「なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である」

参考ブログ
http://bottone.jp/blog/bottone-ceo/10050.html

ほとんどの問題は4段階で解決できます。

1、問題の認識
2、明確化
3、解決策
4、実行

1、問題の認識

意外にも一番難しいのはこの
問題を認識
するフェーズかもしれません。

問題の存在を認めることは、
ストレスがかかる行為なので、
強く意識しなければ、古い脳が無意識のうちに
問題がなかったことにしようとしてしまいます。

 
めんどくさい、

まぁ、いいか

のような言葉が出るなら、まだましなほう。

そもそも問題ではない、みたいなスタンスを取ります。

上司が指摘すると、驚いた顔をして
「え!?これって問題ですか?」
みたいなことを繰り返します。

何度も同じことを言っても、そのたびに驚いた表情をするので、
上司目線で見たら、この人はバカなんだろうか?
って思ってしまいますが、実はバカではなく、
問題が存在することを否定しているだけなんですね。

とにかく、問題の認識は思っている以上に難しいフェーズです。

上司が部下に対して指摘したり、同僚同士でもめたりするのも、
この問題の認識フェーズで起きていることが多いと思います。

なので問題をしっかりと認めた人を見たら、ほめてあげましょう。

2、明確化

問題を認めたら次のフェーズとして
処理できるレベルまで細かく分けます。

この際、注意するべきなのは
まずは前のフェーズで問題を認識 させた後に行うことです。

問題を認識していない状態で分解しても、
ストレスがたまるだけで解決策に結び付きません。

この問題の分解がうまくできない場合は、
前のフェーズで問題の認識が出来ていないケースが多い
ので、
何が問題なのか?について前のフェーズに戻って話し込む必要があります。

問題が認識されれば、あとは時間がかかるにしても、
粘り強くすれば分解することが出来るはずです。

マインドマップを使って枝に分けていくイメージですね。

例えば、
部下がときどき遅刻する
といった問題を分解するには

部下の遅刻
という枝を作って、そのあとに
思うこと
という枝を作って、思いつくことを全部書き出すことです。

迷ってはいけません。
頭に浮かんだことを全部書き出します。

書き出す作業とまとめる作業を分けるので、
考える、よりも、浮かぶ、言葉を全部書き出します。

最低でも10個ほどの単語を書き出しましょう。

これによって何が絡まっているのかが可視化でき、
ほぐすフェーズに入っていきます。

一通り書き出すことが出来れば、それをまとめていきます。

そうすると、散らばっていた問題が、
いくつかのひとかたまりとして再整理することが出来るはずです。

そしてまとめた問題について、深く掘り下げていきます。

発生した根本的な理由は何か?
その理由はまだ存在しているか?
どのような流れで発生したのか?
問題の予兆となるものは何か?

どんどん掘り下げて、

問題が起きた根本的な原因

について明確にします。

その際には
人の感情も重要な要素として加味します。

問題は人に関連して起きてくる以上、
人の感情を無視して解決することは不可能です。

むしろ、アドラー心理学的にいうと、
世の中の悩みのすべては人間関係からくる、と言っている通り、
人間の感情は問題の解決の際に避けて通れないものです。

ただ、感情を曖昧なものとして扱うのではなく、
脳からどのような信号が出ているのか?
という電気信号レベルで仮説を立てて明確にしていく
姿勢が重要です。

そして、

考え方

行動

結果

 
の法則に基づく、考え方が何だったのかを明確にします。

その際整理した
考え方
ごとに解決策を次のフェーズで作っていくことになります。

問題になる行動を見つけるだけでは、不十分です。

行動には、それをさせる
考え方
が必ず存在します。

 

その考え方を見つけ、
それが良くない結果に結びついていることを明確にすることが必要です。

行動だけを変えようとしても上手くいきません。

 
問題を解決する場合は
考え方を変えるしか長期的にストレスなく解決する方法はありません。

すべての考え方を変える必要はありません。

すべての行動には、一対になる考え方が存在しているので、
その部分だけ、考え方を変える
、ということです。

考え方を変えずに行動だけを変えても、
行動するたびにストレスがかかり、いつか破綻します。

 
粘り強く、考え方を変える必要があります。

遅刻が問題なのであれば、
目覚ましをかけなさい、

一本前の電車に乗りなさい、
と言ってもあまり意味がありません。
そういった行動を強制してもどこかで破綻します。

とにかく働くのが嫌で、
会社に拘束される時間は1秒たりとも減らしたい、

上司が嫌で、上司と会う時間を出来るだけ減らしたい、
などの考え方が根本の理由であることが多い。

その考え方を放置していても問題は解決できません。

対応

問題解決

は違います。

遅刻をさせないように、対応させるだけならば、
行動の強制でもよいかもしれませんがそれには権威付けなどが必要です。

権威付けがやりづらい小さい会社では機能しないことが多い。
なので対応、ではなく、問題を解決する、姿勢が必要なんですね。

釣り糸が絡まったまま釣りをしていても釣れません。
まずは釣り糸をほぐす。
からまった情報や感情や原因をほぐす。
分解する。
それをマインドマップを使ってやってみましょう。

3、解決策

2番目のフェーズで問題を分解することが出来れば、それぞれについて
問題になる考え方が明確になっているはずです。

その考え方に焦点を当てて
解決策を設定
していきます。

その際に重要なのは
前のフェーズで問題の根本的な原因となる、考え方を見つけているか、です。

根本的な原因となる考え方を見つけているのであれば、
望む結果になる考え方を提示し、
現在の考え方と何が違うのか?を比較して、明確にすることが出来ます。

人は必ず、自分の正しいと思ったことをします。

その人が考える正しい行動が、会社の望む正しい行動と一致していないと、
必ずストレスをためることになります。

それがいわゆる、
やらされ仕事や無理にやらされている仕事につながります。

重要なのは考え方を変えずに、無理に正しい行動をさせないこと。

 
また、考え方が違う人に「好きにやってみろ」とかって言わないことです。
考え方が違うんですから、望まない結果になるしかありません。

考え方が変われば、正しい行動をするので、望む結果になります。

 
途中でミスによる失敗や慣れていないことに起因する失敗があったとしても最終的には上手くいきます。

正しい考え方になれば、いろいろな解決策が面白いようにつながっていきます。
自分の考え方とは違うので無意識に排除していた解決策を採用するようになります。

そうすれば問題の解決策は、拍子抜けなくらい簡単に作り上げることが出来るはずです。

そうして、作られた解決策を今度は数値化して検証します。
解決した際の状態を
数値
で設定します。

遅刻をする
が問題ならば、

本人の遅刻回数はもちろんですが、
会社全体や1年目社員の遅刻回数も明確にし、
本人のデータがどのくらい良くないのかを明確にします。

数値でなければ人によってとらえ方が違うので、
うまく問題を共有できませんし行動をすることもできません。

出社時刻も記録し、遅刻をする人の平均出社時間と遅刻をしない人のそれとも比較します。

そうすると問題の箇所がさらに見えてきます。

そのデータをもとに解決策を導き出します。
それは出来る限り数値化された指標に基づいた、計測できる結果であるべきです。

行動をすることを目標にするのではなく
あるべき結果を示し、それに対して責任を明確
にします。

責任があいまいな場合は解決策が機能せずに多くの場合、問題は解決しません。

 
行動を目的にしてしまうと、行動した時点で責任を果たしたことになります。
責任は結果であって、行動やプロセスに責任を設定するべきではありません。

やむを得ずに行動を目的に設定する場合は、
行動の回数を記録する、などの数値化を行い、責任を明確にする必要があります。

4、実行

ここまでに、問題を認識、問題を明確にし、解決策を設定することが出来たならば、
あとは、設定した指標に基づいて行動するだけです。

行動するタイミングで迷いやストレスがかかるようならば、
解決策として機能していないことが多い
ので、
そのストレスについても無視せずに何が原因が考えましょう。

上手くいかないと思ってやっていることは、ほぼ失敗します。

上手くいかない、と感じた時点で、黄色信号が点灯していると考え、
作成した解決策のどこに問題があるかを明確にしましょう。

指標に問題があるのか、
重要な問題が明確になっていないままだったのか、
いろいろな要因があるとは思いますが、
前のフェーズまでで問題がある程度明確になっていれば微調整で済むはずです。

大きな条件変更がある場合は、前のフェーズに戻ってやり直すことです。

上手くいかない、と思っていることはまず失敗します。
失敗するまでの実行時間が無駄になるのは意味がありません。
時間を犬死させてはいけません。

実行のフェーズでも単に作業を行うのではなく、
頭を使いつつ、解決策が問題なく機能しているかを注意深く検証しながら行動しましょう。

まとめ

一般的な問題解決方法とは少し違うかもしれませんが、
この肝になるのは

・誰も悪くない

・人は正しいと思ったことしかしない

・考え方 → 行動 → 結果

・人はストレスを避けるように出来ている

というベースの考え方です。
その考えに基づけば
問題となった結果には、一対一の行動があるべきであって、
その行動には一対一の考え方があり、
考え方を変えることでしか、長期的な問題解決にならない、
ということになります。

これからシナジーデザインが直面する問題は
人が幸せに働くためには、どうすればいいのか?
という哲学的なものが多くなります。

その時に重要なのは、本人の根本的な考え方です。

そこに、フォーカスを当てた問題解決をしてきたいと思います。

参考記事

ビルゲイツの問題解決方法

みたいなワードで検索したけどピンポイントのものを見つけられなかったので
参考になるサイトのURLを貼っておきます。

http://venturmanagement.com/column/?p=192

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