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2019年4月17日

かんばん方式を試しに取り入れてみたら、制作に潜んでいるモンスターに気が付いた

これまでシナジーデザインでは
タスクタイマー
というツールを自社で作り
タスクを管理していました。

タスクを開始するときにツールをスタートし、完了したら完了する。
こうすることで各タスクの作業時間を具体的に把握できるツールとなっています。

メリットとしては
・各作業に掛かっている時間を把握
・時間、コスト意識が付く
・一定期間内の作業が後から把握できる
・遅延が明確になる

といった主にコスト意識を付ける点では非常に有効なツールとなっています。

ただいくつか問題点があって
・コストに意識が行き過ぎる
・時間の読めないタスクが後回しになる
・作業の進捗が分からない
・作業の重みが分かりにくい

といった点が問題となっています。

そこで、進捗管理のために
ホワイトボードに
各工程を書いて簡易的なかんばん方式を導入してみました。

本当に落書きレベルの、殴り書きですが
これが分かりやすい、んですね。

各工程を
考える部分

作業部分
とに分けて考えてみると、
見事に
考える部分で作業が詰まっている
ことが明確に見えてきました。

もちろんタスクを完了させるには作業も必要ですが、重要なのはその難易度です。

考えるっていう行為は
決まったものを作る作業に比べて
複雑で、
不明確で、
不確定な
業務です。

名著「HIGH OUTPUT MANEGEMENT」によると
CUA要因の高い業務です。

エネルギー量で考えると
考える > 作業
で考えることのほうが多くのエネルギー量が必要です。

また
リスクで考えても
考える > 作業
となって、失敗するリスクも高くなります。

こういった難易度の高いタスクは経験の多い人に集中します。

なので、
今、この考える部分を担当しているのが主に、自分になるんですね。

デザインのコンセプトを考えたり、サービスのUIを考えたり、新しい仕組みのプログラムを考えたりといった何かを「作る」仕事は全て自分に集中している状態です。

考えるのは自分、
作業するのがメンバー

という構図になってしまっています。

なので、難しい仕事の多くの場合、ミーティングを予約し、そこに何かを作って持ってくるのではなく、白紙のメモを用意して
「さぁやり方を教えてください!バッチコーイ!」
といった姿勢でヒアリングに入ります。
いわば手ぶらで会議に臨んできます。

これは、分かりやすい
考えるのは自分の仕事ではない、
というアピールですね。

これは大きな問題です。
会社の成長の大きなネックになってしまっています。

なぜかというと
現在、
自分は会社のすべてのチームの責任者を担当しています。

マーケティングチームのマネージャーも兼務していて、
デザインチームのマネージャーも兼務しています。
総務チームにしてもそうです。

システムチームはマネージャーに権限を移行中で共同で担当している感じの状況です。
いろいろ担当しすぎて時間がない。

なのに多くの場面での
考える業務は、自分しかできない。
一日中、どこかのチームとミーティングしていて、自分が考えて決めている、

そんな状況です。

なので、
自分のところでどんどん工程が詰まってしまいます。
いわゆるボトルネックになっています。

でも、これはメンバーは悪くありません
他責にするつもりはありませんが、
一生懸命に考えている自分も悪くありません

じゃぁ、何が悪いのか?

それは

モノづくりに関しての悪い企業文化

にあります。

シナジーデザインという会社に
ものを作る
のではなく
作業をすること

”責任範囲を限定する”
文化が出来てしまっていることなんです。

なぜ、こうなっているか。

それはウチが未経験採用していることに関係があります。

制作業務は専門職なので未経験で入社すると指摘を多く受けることになります。
また経験が無いので何を指摘されているのか
頭では理解できずに
ネガティブな感情だけが残る

ことになります。

このように
未経験の時にネガティブな感情をもってしまうと、
指摘を受けることに極端にストレスを感じるようになってしまい、
失敗しないことを最優先に仕事を選ぶようになってしまいます

言葉を変えると
怒られないこと
を最優先に動くようになってしまいます

チャレンジすることを避けて、リスクを減らすことを最優先に判断をするようになります

基本的にものを作るというのは失敗の連続なので、このリスクを避ける考え方になると、ものづくりではなく作業する人のポジションを死守して責任範囲を限定しようとしてしまいます。

結果、
モノづくりのような負荷が高く、リスクの高く、スキルが必要な仕事はすべて自分に集中する状況になります。

これは
何もシナジーデザインにだけ起きることではなく、小規模な制作会社や社長と社員の年齢や経験に差がある会社ならどこでも陥る可能性のある普通のことです。

少し、本筋からそれますが、
新人時代のネガティブな感情の固定化を抑えるには、別の上司や、先輩から指摘された内容を噛み砕いて感情ではなく、頭で理解させることが非常に重要です。

ほとんどの場合、未経験の人が会社の意図を理解できていないことが原因です。
あくまでも、その前提で対応することが必要です。

間違っても
「まぁ、いろいろ不満があるけど、頑張ろうや」
みたいな姿勢を示してはいけません。

それをし出すと会社の企業文化が一気に崩れていきます。

と、少し本筋からそれたけど重要な話でした。

問題は”制作するうえでの企業文化”

問題なのは
作るのではなく、作業を重視する行動が
意識的ではなく、無意識に起こっていることなんですね。

無意識の行動を制御するのは文化です。

つまり、シナジーデザインにおける
モノづくりの文化として
作ることはリスクが大きいので出来るだけ避けて、怒られにくい作業を優先する
というものが出来上がっている、という状態なんですね。

これがモノづくりの部分の企業文化として定着してしまっている。
悪いモノづくり企業文化が出来てしまっているんですね。
それがシナジーデザインの成長を阻んでいる大きな理由です。

文化なので、一人の力ではどうしようもない。
悪い企業文化はモンスターみたいな存在で、無意識にメンバーの行動を制御してしまいます。

今のシナジーデザインの制作チームには
悪いモンスターが潜んでいて、
それがリスクのあるチャレンジングな仕事を
みんなから遠ざけてしまっています。

これでは新しいものを作れない。
新しいものが作れなければ
既存のサービスを進化させることも出来なく、時代に置いて行かれ売上が下がり始めます。

また、サービスには寿命が存在します。
新しいサービスを生み出せなければ、会社を継続させることも出来ません。

事実、あれほど人気だったニコニコ動画もユーザー離れが進んでいます。

進化の早いIT業界で生き残っていくためには、新しいサービスを開発し続ける能力が絶対に必要です。

そのために新しいものを作れる、モノづくり文化を定着させることが非常に重要なんですね。

悪い企業文化を退治することは出来る。その方法はモンスターへの攻撃を数値化すること

でも、これは変えることが出来ます。

シナジーデザインでは今年、3か月で企業文化の変更に成功しています。

3か月前に企業文化のブログ記事を書いた時に比べて、
仕事中の笑い声も増えましたし、雰囲気もかなり良くなりました。
思いやりのある言動も増えて、新しく入社した人を迎え入れることもでき、悪い企業文化はかなり払しょくできました。

モンスターは弱体化したと言えます。

そのために何をしたか?

悪い企業文化が嫌う、思いやりのある行動を数値化したことです。
具体的には
「話しかけプロジェクト」
として
思いやりをもってほかのメンバーに話しかけると1ポイントが付くポイント制度を導入しました。

いきなり全員ではなく、
チェンジエージェントとして何人かのメンバーに先鋒になってもらい、話しかけるプロジェクトを実行しました。

最初のメンバーはとても大変だったと思いますが、彼女彼らの頑張りもあって会社の空気は急速に変化しました。

今では、面接の応募者の方に 会社の空気がとても良いので入社したい
と言ってもらえるまでになっています。

このようにモンスターの嫌う行動を数値化して、増やす
という行動をすればモンスターは弱体化させられます。

同じように
モノづくりの企業文化も変えることが出来ます。

モノづくりの文化を悪いモンスターの状態から
良い企業文化としての守り神にする重要な指標は何か?

チャレンジ数?
タスク数?
考え率?
何だろう、、、

注意しなくてはいけないのは
考えることそのものは責任の無い行為になりえます。

結論まで考えなくても、何かを考えた場合、それは考えたことになります。
考えたことだけを測ると成果とは関係なくなります。

ただ、完了したタスクだけで測ると失敗したものは含まれなくなるので、チャレンジ回数、つまり試行回数を評価しなくなる。そうなると行動量は減る。

これを解消しようとすると

完了したタスクの中の考えた部分を誰が担当したか、
を明確にしてそのポイントを記録する。

それと並行して、
考えることへのチャレンジした回数を計ることも並行して行うようにします。

具体的には
チャレンジプロジェクトとして制作にチャレンジした回数を1ポイントとして記録することにします。
そして1週間ごとにそれを比較し、高ポイントを目指すことによって、制作に潜むモンスターを退治していきます。

そうすれば、みんなが活発に意見を出し合い、より良いサービスづくりを目指して動ける良い制作会社になっていけると思っています。

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