こんにちは。
総務のSです。
電話 vs メール
昨今のビジネスマンは
ほとんど皆、電話とメールを使いますよね。
メールで連絡が来たけど
電話して説明した方が早い、電話しても良いかな・・
逆に、そんなことで電話してこないで
メールを1通入れておいてくれれば済む話なのに・・
などと思うことが皆あると思います。
お客様が同じようなことを仰っているのを聞くこともありますし、
社内の場合は、上司に対する報告や相談を
チャットでするのか口頭で話しかけるのか なども同じかもしれません。
今までは、
相手 → どちらを好まれているか、または状況でどちらが適切そうかを推測
自分 → 内容の濃さや長さ、重要度や緊急度（返信がないと読まれているか分からない）
のバランスで適切な方を選ぼう、
ぐらいに思っていました。
コミュニケーションコストをどちらが負担しているか
という記事を読んだのですが、
その本の著者によると
仕事ができる人ほど、電話されるのが嫌だと思っている。
堀江貴文さんは
「仕事のリズムが崩れるため電話は百害あって一利ない」とまで仰っていて、
イーロン・マスクさんも
スケジュール通り仕事を進めるため、電話にはほとんど出ないそうです。
「とりあえず電話（相談）しよう」と思うのは、
メールは面倒だから、その一言です。
全部文字として書き出して、話をまとめて、客観的に見て書き直し、
後に残ってしまうし相手によっては特に慎重に、、
と自分に労力がかかります。
ではなぜ先ほどの出来る方々がメールを推奨するのかというと、
コミュニケーションコスト
という考え方が頭にあるからです。
何が面倒か？
それが「言語化」です。
弊社の代表ブログでも、言語化に関するブログがたくさんあり
言語化は重要ですが難易度が高いもの と説明されています。
> なぜ話は伝わらないのか？理解できないのか？
https://syde.jp/w2/archives/14208#body_sub
ほか
自分が面倒ということは、つまり
＝相手が面倒なことを負担してくれている
ということ
電話や口頭でのやりとりは、話し始めるのは自分でも
基本的にコミュニケーションにおいて最も労力のかかる言語化を
受ける側に負担させていることが多い
ということです。
電話を受けた相手、口頭で相談を受けた上司は
手を止めて話を聞かなければなりません。
よほど急ぎのことをしていれば「3分待って」などと言われるかもしれませんが、
基本は無視はしないでしょうから
強制的と言っていいでしょう。
さらにはそのようなシーンの時
話し手が 話がまとまっていない、相手に判断を委ねたい などということも多く
自分より相手の方が
代わりに頭を使って答えてくれたり、時にはメモを取ったり。
急にいろんな労力を使わせることになります。
“とりあえず” 電話や相談をすることは
自分が楽をして、その代わりに相手が
言語化コストを支払ってくれていると言えます。
まとめ
最初に述べた私の判断方法も間違ってはいないと思うのですが、
急に電話する、話しかける時は
せめて話を整理してからなど
コミュニケーションのコストをどちらが払っているかという視点も意識する。
また、言語化のコストを進んで負担する側に回る
つまりは頭を使う側に進んで回る
ことを心がけるようにしようと思います。
