こんにちは。
総務チームのSです。
私がちょくちょく指摘いただくことで、
「いつもこうしてるので、今回も同じようにしておきました」
「毎年この作業をするというルールなので、今年もやりました」
という行動があります。
会社には、
メンバーが変わるたび同じことを繰り返し伝えなくていいように、
また曖昧なことを潰しストレスを軽減させるために
マニュアルやルールが存在します。
それぞれがそれぞれの
常識、普通、当たり前で行動すれば、悪気はなくても
当然会社は崩壊しめちゃくちゃになってしまいます。
かつては、何をするにも一つ一つ確認をとって対応していたものが、
ルールや仕組みができたことで
“共通のルールのもと” であれば
いちいち確認を取らず効率よくタスクを進めることができるようになったわけです。
ただ、何も考えず
いつも通り作業だけしておきました。で本当に良いのか？を
一度立ち止まって考える必要があります。
ルール作成時には想定していなかった例外が起きていないか？
自分は”いつも通りのこと”と思って処理していますが、
本当にいつも通りなのでしょうか？
毎年 Aが発生したらBの処理をする。というマニュアルがあったとすれば、
それは本当に例年と全く同じAなのか？
今回は少し違う点が混ざっているのに、気付いていないのではないか？
また、
時代やルールは変化していくもの。
いつも通りAが発生したことは間違いなくても、
本当に今年も例年と同じ、Bの処理でいいのか？
ルールを定めていても、想定していない例外が起こることもあります。
頭を使わず
とにかく早く処理してしまいたい、と作業だけして終わらせないよう
一瞬立ち止まって考える必要があります。
特に、お客様や会社のお金が絡むことですね。
目的を忘れている
ルールやマニュアルが整備され、それに従って仕事をすることで
だんだん型ができ、
スピードは速くなりミスも減るでしょう。
ただ徹底しすぎると、
考えることをやめてしまい
ルール通りに行動していれば良いという考えに陥りやすくなります。
「いつもこうしてるので、今回も同じようにしておきました」
「毎年この作業をするというルールなので、今年もやりました」
というのはちゃんとルールに従ってやっています！と言いながら、
実際は考えなくていいのでラクだからです。
なんのためにこのマニュアルがあるのか
という最終的な目的を忘れてはなりません。
一度素人に戻ってみる。もしくは上司になってみる。
スムーズに仕事をするため仕組み化することは大切ですが、作業になってはいけない。
バランスが難しいと思います。
また、会社のルールを無視して指摘を受けることはあっても
自分はルールに従い正しい行動をしているつもりなのに
結果的に間違っている、というのは辛いですよね。
忙しければ忙しいほど、
考えることを避けてさっさと終わらせてしまいがちになりますが、
ほんの少し頭を使えば気付くようなことだと思います。
作業になっているなと思ったら、
一度素人に戻って疑問を持つ。
もしくは、指摘する上司の目線になり
本当にその処理でいいの？と問いかけてみることが
大切かなと思います。
