こんにちは。
デザインチームのUです。
最近、会社から本をお借りし
打ち合せについての本を読ませていただきました。
読んだ本：佐藤可士和の打ち合せ
社内打ち合せだけでも、毎週様々な打ち合せが発生しています。
その打ち合せの時間を無駄にせず、有効に実行していくためにも、
思ったことをまとめて書いていきたいと思います。
打ち合せは準備から
シナジーデザインでは、1週間区切りでタスクを進めています。
その1週間という短い期間の中でも
仕事を進めるにあたり多くの打ち合せが発生しています。
1回で済むものもあれば、二桁回数に及ぶものなど、、、
ヒアリングであったり
相談であったり
承認であったり
少なくない時間を割いています。
それくらい打ち合せというのは重要な役割を果たしているわけですね。
そんな打ち合せの中でも最悪なのが
「とりあえず打ち合せをする」というようなスタンスのもの。
なにも決まることがなく、
自身のみならず相手の時間を奪って、ただ時間だけを浪費している状態になります。
「どうすればいいですか？」
というような何の準備もせず代わりに考えてもらうスタンスも
かなり悪い状態ですね。
得てして情報も少なく、そのことについて指摘を受けて
肝心の議題が決まらない、というようなことも多々あります。
そんな機能不全を起こした打ち合せを避けるためにも
手ブラでくるのではなく
何かを決める場、と想像して準備をすること重要になります。
とりあえずの打ち合せ、をなくす。
まず、前提として自身以外に相手の時間を奪っていることを
念頭に置くべきかなと思います。
数値で考えてみるとわかりやすいです。
例えば時給3,000円の人と1時間を打ち合せをすれば
3,000円分の予算を使ったことになります。
実際に打ち合せで予算を使っていることを念頭に置くと
無駄な打ち合せというものがなくなり
必要なタイミングで必要な打ち合せが行われるはずです。
どうすればいいですか？をなくす。
どうすればいいですか？というマインドは、
いわゆる思考停止をしている状態です。
自分ではどうすればいいのか分からなくなり、
上司に助けを求めるという論理ですね。
まずは
間違っていてもいいので
「こう進めようと思います」という自身の意見を出して
承認を得る動きをしてみましょう。
そういう場合は往々にして頓珍漢なことを書いていることもありますが
それでOKです。
まずは自分で判断をして、それを言語化することが重要なんですね。
そこではじめて、
なぜ判断を誤っているのか、という議論になります。
打ち合せの中で
誤っている部分を掘り下げて
正しい判断を導き出していきます。
その時に、どこが誤っていたかを言語化できるので
今後似た局面にぶつかった時の改善にもつながります。
あらためてになりますが
まずは自分の意見を出す、これが重要になります。
結論を出すことで前進する
判断をするというのはとてもパワーのいることです。
複雑で不明確で不確定な要素が増すと、それはより顕著になり
普通にしていたら誰も判断をしたがりません。
それでも仕事をするうえで、
必ず一つ一つ判断をしていかないといけないわけです。
重要なことは議題に対して結論をだすこと。
ここで曖昧にしないことが大切です。
その場で判断を下すことができればベストですが
そうはいかないケースもあります。
もしその場で決められないことがあれば、
曖昧にするのではなく期日をきちんと決めて、
次回の打ち合せまでの宿題として持ち帰ることを明確にするべきでしょう。
まずは結論を出すことで
打ち合せが実りのあるものになり、先へ進めることができます。
