こんにちは。
総務のSです。
>> 前回のブログ
https://syde.jp/w/archives/15065.html
メールについての統計の記事を見たので、
“メール”と”チャット”について、2回に分けて書きます。
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メールの話。追記
こちらはあまり見ない統計ですが、
「メールに添付するファイルを探している時間」だけで
週に平均61分もかかっているそうです。
最初はファイル名「○○」だったものが
「○○-2」「○○ 最終案」などどんどん書き換わっていったりだとか、
社内メールだからと保存名を適当にした結果
結局どれか分からなくなり1つずつファイルを開いて確認する、、私も心当たりがあります。
多少時間を取っても
定期的にエクスプローラー内やゴミ箱を整理した方が
結果的に総時間は短縮できると,
この数字を見てよく分かります。
できるチームはチャットを使う
約9割のビジネスパーソンが、
メールのやり取りにストレスを感じたことがあると回答しているとのこと。
前回のブログにも書きましたが、
本当は皆もっと簡素な最低限のやりとりで良いと思っているはずなのに、
特にお客様へのメールの場合は
日本社会の慣習を自分がいきなり変えることは難しい。
ですが、社内のやり取りに使われるツールについては
チャットが一般的になってきていると言えます。
コミュニケーションがうまくいっている会社の約7割は
コミュニケーションツールにチャットを取り入れているそうで、
オンラインであれば数秒で返事ができ、
相手の状況も掴みやすい、つまり状況に応じて直接話しかけに行くこともできる。
メールと比較して、ほとんどの場合半分以下の時間で完結します。
弊社でも、私が入社した時から既に社内では
チャットがメインで使われていて、
さらにはメールとチャットで一貫したサービスを使っているので
検索の網羅性などが失われてしまったりすることもなく、
今では当たり前ですが
当時は「最先端な仕事の仕方だなぁ・・」と驚いたものです。
チャットで先にざっと会話して、
必要なデータなどだけメールでぽいっと送れる、というような使い方も非常に便利です。
私はシナジーデザインが2社目で、
事務もIT企業も初めてなので
「普通の会社は、他のIT企業は、これはどうしているものなんだろう？」と疑問を持つことがよくあります。
こういった統計は
参考になったり、時には面白かったりもするので、
極力目を通すようにします。
