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スタッフブログ

2022年6月14日

人に伝える

こんにちは、

システムチーム・プログラマーのIです。

 

先日、マネージャーから提出するものの文章の読みにくさについて

指摘がありました。

 

その際に、テクニカルライティングについて教えてもらいました。

 

週初めの不安度の解消・相談・仕様作成で

「文章が分かりずらい」と指摘を受けることが多いため

この内容について書いていきます。

 

※一般公開されている、某企業の研修資料を参考に書いています。

 

テクニカルライティングとは

読み手にわかりやすく、正確に、情報を伝える手法のことです。

 

文章を読むときの状況・目的は人それぞれ異なりますが、

同じ内容が伝わる必要があります。

 

また、

伝わりやすい文章を書くことが出来ると

相手の時間・自分の時間を節約することが出来ます。

 

相手目線に立って、必要な情報を効率よく・正しく・読みやすい

を考えて書くことが大切なことです。

 

重要と思ったこと

 

重要だと思ったことは

伝わりやすい文章を書くことが出来ると

相手の時間・自分の時間を節約することが出来るということです。

 

逆に、分かりにくい文章は相手の時間を奪います。

 

今、相手に時間を使ってもらい、

仕様の承認依頼・相談をしています。

 

相手の時間を奪う結果にならないように

言語化した内容を「効率よく理解できる」ように書く必要があります。

 

マネージャーから

・書き言葉をチャットや、相談時に多用していて、文章に違和感がある。

・「必要な情報を正しく」・「効率よく理解できる」・「肯定的に受け止められるか」

この3つのバランスが悪く、「必要な情報を正しく」に偏っている。

と指摘がありました。

 

指摘を受けて、

「情報を正確に伝える」ことばかり気にかけていて、

言葉遣いや「効率よく理解できる」については、考えていないことに気が付きました。

 

実際、私が多用している言葉を聞いたのですが、

その場では「そんなに使ってたっけ?」と思いましたが

 

家に帰ってからチャットを振り返ったら

びっくりするくらい使ってました。

 

それくらい、自分の言葉遣いを気を付けていなかった

無意識に使っていたことが分かりました。

 

 

今後どうしていくか

 

【1】結論から書くように

相手が知る必要がある情報、知りたい情報は何なのかを考えて

その結論から先に書くようにしていきます。

 

【2】普段、話し言葉で使わない言葉は使わないように

話し言葉でない言葉は違和感があるということが分かったので

普段から気を付けることと、

無意識に使わないように、終業メールを書くときにブレインマップ・チャットを振り返っていきます。

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