こんにちは。
デザインチームのAです。
ここ最近、
不注意によって普段は発生しないようなミスが２件発生したので、
そのことについて原因と改善策について書いていこうと思います。
担当者の誤り
先日、ライティングタスクの担当者を誤って
別の者に承認依頼を出してしまったことが
２週連続で発生しました。
担当者の誤りについては普段から気を付けており、
シートで担当者を確認して必ずブレインマップのタスクの枝に
担当者の名前を記載するようにしています。
これまで間違えることがほぼなかったので、
「間違えているかも」という前提がそもそもなく
だろう仕事になっていたことが原因です。
間違えているかもという前提で、
今後は承認依頼をする前にブレンマップを確認するのではなく、
シートで担当者を確認して依頼することで確実に防ぐようにします。
そうすることで、
万が一ブレンマップに担当者を書き忘れていても
間違えることがなくなります。
月次対応の漏れ
こちらも普段は漏れることがないのですが、
６月対応が漏れてしまっていた先があることが発覚しました。
お金をもらって毎月対応をしているのでこれは大問題です。
担当者にも迷惑をかけてしまいました。
普段Googleのスプレッドシートでマーケチームからの依頼タスクを管理しているのですが、
対応先が多く、自分の１週間の時間だけでは依頼分全ての対応はできません。
そのため、
期日的に問題のない先は次週対応として翌週に対応しています。
その際、翌週に対応する先は必ずシートの翌週の欄に記載するのですが、
今回はその記載が漏れてしまっていたんですね。
月次対応の漏れは大問題なので、
毎週気を付けていますが今回１社漏れが発生してしまいました。
これまでほとんど発生しなかった問題ですが、
以前より管理する先が増えたこと、
そしてタスク決定後にタスクを入替することが多くなったこと
が要因として挙げられます。
前までは次週に対応を回す先は数社のみだったのが、
最近は10社以上発生する週もあります。
これにより以前よりも対応漏れのリスクが上がっている状態。
今後も同じことが発生しないようにするために、
全てのタスク確定後にもう一度シートを確認し、
「次週対応タスク」がきちんと次週欄に記載されているかを
今週欄と照らし合わせて漏れがないか確認するようにします。
まとめ
今回発生した「担当者の漏れ」や「月次対応の漏れ」は、
以前まではほとんど発生しない問題でした。
そのため、
間違えていないだろうという慢心により、
だろう運転になってしまっていたことが原因です。
今回の問題だけでなく、
タスクに慣れてくるとだろう運転が多くなってしまうので、
常に間違っているかもという意識を持ち、
このような漏れやミスが起きないようにしていく必要があると思いました。
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ここまで読んで下さり、ありがとうございました。
