シナジーデザイン / システム担当のNです。
前回はやりがいもって働くことについて書きましたが、今回は言葉で伝えることの重要性・難しさについて書きたいと思います。
報告と連絡
メールやSNSが発達して気持ちを文字で伝えることが増えました。
離れている相手に手軽にメッセージを伝えることができ、相手の状況によっては後から見て返信をすることが可能です。
自分の世代は小学生、中学生のときはチャットなどの便利なものはなく、友達の家に直接電話をしなければなりませんでした。
ほとんどの場合、相手の親が出て友達を呼び出してもらうという流れになります。
言葉で伝え、共有することだけがコミュニケーションだと思っていました。
しかし、現在は技術の進歩によってメールやチャットなどが生まれ、コミュニケーションをとる手段が増えました。
シナジーデザインでも業務の連絡は主にチャットツールを利用し報告・連絡・相談を行っています。
話せば声が届く距離にいる人でもチャットでやり取りしていると奇妙に感じるときもありますが、
相手が集中している場合もありますし、文字として残るのであとで確認や再確認ができるというメリットがあります。
逆にデメリットは相手が気づかず流れていってしまい報告にならない場合があることです。
報告と連絡の違いは
報告は相手の返答・承認があって初めて報告。
連絡は承認の有無を問わず一方的に伝えただけの状態
チャットやメールなどはこの「連絡」の状態で止まってしまうことがあるので気を付けなければいけません。
仕事において連絡の状態というのは意味のないものになります。
困難を分割して考える
連絡という状態を回避するために言葉で伝えたほうがいいのでしょうか。
しかし言葉で明確に的確に伝えるのは非常に難しいです。
相手にちゃんと伝わらなければ、これも一方的に伝えているだけでチャットを送っただけの連絡と変わりません。
お互いの共有したものが一致していなければ、間違ったまま進み、大きな手戻りになってしまいます。
自分はシステムチームとしてサービスのプログラム部分を担当しているので、そのコードの詳細を説明しなければいけない場合があります。
頭で「これはこうなってる」「あれはこうなってる」とわかっていても言語化できず支離滅裂になって伝わらない。
伝わらなければ承認も得られず報告にならない。
それはお互いにストレスを生んでしまってよくありません。
そのような状態のときは困難を分割して考えるようにしています。
大きく考えずに１つ１つ細かく分割して言語化していきます。
「５W１H」のフレームワークも使うようにしています。
言葉にできない、言葉がでない場合は単に
「考えていないだけ」
「考えてるつもりになっている」
場合がほとんどだと実感しています。
言語化して相手にきちんと伝えることができていない部分は、言語化できるだけの準備が必要だと思います。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
