報告って難しいですよね。
報告は「上司の時間を奪わないよう、簡潔に伝える。」必要があります。
が、
この”簡潔に”という言葉を
都合よくとらえてしまいがちです。
簡潔に報告すべきだから、端折（はしょ）っていいと。
簡潔にすることと端折ることは違う
まず、言葉の定義をしっかりしておきます。
「簡潔」という言葉を辞書で引いてみると、
簡単で”要領を得ている”さま。手みじかではっきりしているさま。
と出てきます。
一方、「端折る」は
端折る：ある部分を”省いて”短く縮める。省略する。
と定義されています。
簡潔にすることは頭を使います。
文章を短くしても要領を得ているか、漏れていないか、
考えないといけないからです。
一方、端折るのは作業です。
短く縮めるだけでは要領を得たことにならないですよね。
端折ることは簡潔にすることの必要条件ですが、
必要十分条件ではありません。
なぜ端折ってしまうのか
結論を言ってしまうと
「曖昧にできるから」です。
都合の悪い報告を書かず、
都合のいい報告だけ書くことも、端折るといえます。
曖昧な状態は、ストレスなくて居心地がいい。
だから、報告を端折ってしまいます。
無意識だからたちが悪い
なにも悪意を持ってやっていることではありません。
もともとは”上司の時間を奪わないように”と考えた結果の行動です。
行動が間違っているのであれば、
考え方までさかのぼって問題の解決が必要です。
なぜ報告が必要なのか
この行動の背景には、
報告はしてもしなくても良いものと考えていることがあります。
それは間違っていると、
改めて自分に言い聞かせる必要があると思います。
なぜ報告が必要なのか
それは、上司が部下の仕事を管理するためです。
・かかっている時間
・進捗
・相談 etc…
上司はこれらの情報をもとに判断をして、
適切な指示を行う義務があります。
義務です。
だから報告はしてもしなくてもいいものではなく、
部下には、
・かかっている時間
・進捗
・相談 etc…
を漏れなく上司に伝える義務があります。
ネガティブなことを報告すると、
ほぼ間違いなく指摘が入ります。
ですが、その指摘は、
失敗に向かっている仕事を成功へ戻すための指摘です。
指摘に対するストレスだけとらえるのは間違いで、
サポートされることで、
失敗する前に止めてもらえたと理解する必要があります。
管理されることで、失敗を防ぐことができ、仕事に成功することができた。
自分の力だけではなく、上司のサポートがあってできたことだと理解しなければなりません。
報告はどんどん攻めていくべき
端折った報告をすることが定着してしまうと、
上司は、端折られた部分を明確にしなければならない。
結局、部下は指摘をされ、報告の再提出を求められる。
余計に時間がかかるやり取りを何度も繰り返すことになります。
行きつく先は失敗です。
指摘を嫌がって
抜け漏れだらけの、逃げの報告は今日まで、
自分から問題を明確化し、持っている情報をすべて出す
攻めの報告をすることが仕事としての義務だと考えるようにします。
