こんにちは。
総務のSです。
先日お盆休みをいただいている時に久々に「火垂るの墓」を見て、
自分が今 元気な体、職、安定した収入やメンタルなどがあるのは恵まれたことだ。だがこの先何があるかわからない。などと思い
自分の「貯金、備え」みたいなものを考えました。
仕事上でも「貯金、備え」がたくさんあると思うのでまとめてみました。
時間的な貯金
私は
決まった仕事と急に発生する仕事と
両方の仕事があるので、
決まった予定については
時間がある時は前倒し前倒しで、を意識しています。
未来のフリーな時間をふやしておくことで
不測の事態、急な仕事、急ぎではないけど新しい仕事、
どんなジャンルのものが発生しても時間的な貯金があれば精神的に余裕が生まれます。
また、私は整理整頓が得意な方ではありませんが
必要な時にはすぐに情報を取り出せるように
書類やPCのファイルなどを適切に整理しておくことも、
その時は面倒で多少時間がかかっても、
将来探し出さないといけない時に迅速な対応を可能にします。
特に紙の書類は、しばらく保管が必要でも
何年も経ちもう絶対に必要ないと思われるものは
許可を取って処分もしていこうと思います。
情報の貯金
必要な知識・スキルのアップデート。
これは言うまでもありませんが、
必須資格・スキルがない総務でも、
例えば電話対応時や
とっさに全然分からない分野の社内トラブルや調査依頼などが入った時、
薄く浅くでも前提知識があれば
入りがスムーズなのに、と思うことがあるので
なるべく幅広くものを知るということが必要だなと感じます。
また、記憶を頼らずメモをしておくことは徹底するようにしています。
自分の記憶力という不安定なものに頼らず
時間がなくても雑にでもメモをして、漏れを防ぐようにしています。
チームとしての備え
誰かが有給などで抜けても
他のチームに気を遣わせることなく
同じように依頼を受けられるように、
急病などが発生しても業務が滞ることなくスムーズに引き継げるように、
普段からノウハウに残したり情報共有しあうことで
チームとして、存在価値を上げることができます。
毎日組む人が代わっても同じように仕事がまわっていく、
シフト制のイメージです。
ただ普段は担当分けをしているので、
自分のタスク内で発生したこと、新たに分かったこと、今後似た事案が発生するかもということは
小さなことでも念のため情報共有するようにしています。
他のメンバーが単発で対応している仕事などは、
どうしても自分のことでバタバタしていると
言われない限り
自分からは状況・情報を取りに行けていない、
MTGで何を報告・相談として書いているかの
確認がおろそかになっていることがあるので、
チーム内のことはしっかり把握しておくようにします。
心理的な備え
前にも書いたギブアンドテイク。
信頼関係や人脈を築いておくことは「助け合いの備え」であり
頼りすぎるのはよくありませんが、
困った時は相談できる人がいる、
味方だと思える人や仲のいい人がいるというのは
孤独でいるよりも心の安心を確保することになります。
先の見えない未来に起こるかもしれない
予測できないトラブルのために、できることは備えておく。
ということは仕事もプライベートでもいつも必要だなと思います。
