こんにちは。
総務のSです。
半年ほど前にも「ギブ＆テイク」に関するブログを書きましたが、
ここ最近も社内での提出物・お客様対応などをしていて
こちらで設定した期日を守ってもらうことが難しいと感じます。
社内体制や忙しさなどのご事情もそれぞれ違いますので
最初から「過ぎると絶対マズい最終期限」と伝えることは基本的になく、
こちらで独自の第一期日を設定して、対応をお願いしています。
大半の方はその第一期日までに対応してくださいますが、
全員に守っていただくために
改善が必要だと思っています。
自分の仕事の期日を自分が守るのは当たり前ですが、
他者に守ってもらうことについて他にどういった工夫をしたら良いか考えてみます。
偉そうな印象を受けたら申し訳ないです。
最終期日は必要以上に強調して伝えない
余裕を持って早めにやったほうが利点があること、
その反対でギリギリになることのリスクなどは
お伝えするようにしているものの、
「本来の期日は〇ヶ月後ですが、こういう理由で〇日以内にやってほしい」
という言い回しをすることで
「実際はもっと先だから最悪まだ大丈夫なんだな」
と思われ、余裕ができてしまうことがあると思います。
嘘をついたりはもちろんしませんが、
聞かれていないことを必要以上に
こちらから強調して伝える必要はないと思います。
また、こちらが勝手に前倒しの期日を絞っているのは事実ですが、
必ず対応しないといけないことなのであれば、
こちらがお願いしているニュアンスが強くならないようにすべきかと思います。
守ってもらえなかった場合は、「いつ対応いただけるか」を聞く
設定した第一期日内に対応いただけなかった場合は
こちらが再度期日を決めて押しつけるのではなく、
相手に「いつまでだったらできそうか」を聞き、それを第二期日にする。
ご自身で決めていただいた方が
心理的にも破りにくいのかなと思います。
一括対応ではなく、相手によって連絡頻度や期日を変える
例えば、対象のお客様が多数いらっしゃる場合や
相手の環境や性格などがある程度分かっている場合は、
ただ全員に同じ連絡をして回るのではなく
連絡の順番、頻度、設定する第一期日などを変える。
余計に把握が混雑になる可能性があるので
その方がスムーズだと判断した時のみになりますが、
逆にいつもすぐ対応してくださる方などは
双方時間を取って過剰に連絡を取る必要もありません。
言葉遣いや関係を変える
親しくなり少し砕けた方が
信頼して話を聞いてくださる、という方もいれば
きっちりした言葉遣いや姿勢を一貫していた方が
しっかりビジネスで約束を守ってくださる方もいると思います。
先日の社内会議でも「貸しと借り」のお話がありましたが、
今まで貸しをほとんど作れていなかった相手なんじゃないか、なども含めて
空気を読む能力や柔軟さも必要だと思います。
