こんにちは。
デザインチームのAです。
最近デキテルMAXを担当していたマーケチームが一人退職し、
以降自分の担当タスクにも少し変化がある状態です。
今回はそのことについて問題点や改善策を書いていこうと思います。
完了メールの作成
新たに担当することになったタスクの一つ目は、
デキテルMAXをご契約して頂いているお客様へ送付する完了メールの作成です。
先週行った対応についてお客様へ対応が完了している旨と
確認依頼のメールを送っています。
これまでお客様にメールを書く機会はあまりなかったので、
最初のうちはメール文章の言い回しなどが適切か、
chatGPTに敬語の添削をしてもらっていました。
お客様への電話対応
お客様への電話もこれまであまりすることがなかったのですが、
最近はデキテルMAXや編集代行プランをご利用頂いているお客様に
電話をする機会が増えました。
前職での経験や趣味の活動で
面識のない人と会話する機会自体は多かったので、
意外と電話で人と会話すること自体にストレスや抵抗はありません。
ただ仕事のお客様となると、
・適切な敬語が使えているか
・相手への気遣いができているか
の２点についてはまだ未熟に感じます。
これは電話だけでなくメール文章でもいえることですが、
特に２つ目の「相手への気遣いができているか」について
もっと改善する必要があると思いました。
具体例としては、
「ご多忙のところ恐れ入ります」などのクッション言葉を適切に使うなどです。
続いて具体的な改善策について書いていきます。
メール対応での気遣い
(1) 丁寧な言葉遣いを意識する
「お世話になっております」「ご多忙のところ恐れ入ります」などのクッション言葉を適切に使う。
【例】
× いかがでしょうか？
○ お手すきの際にご確認いただけますと幸いです。
(2) 相手の状況を考える
・相手が忙しい時間帯にすぐ返信を求めるような文面は避ける。
・「お忙しいところ恐れ入りますが」「ご負担にならない範囲でご確認いただけますと幸いです」などを加える。
(3) 相手の立場を考えた結びを入れる
・「何卒よろしくお願いいたします。」
・「ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。」
・「引き続きどうぞよろしくお願いいたします。」
電話対応での気遣い
(1) まずは相手の都合を確認する
「○○社の△△と申します。お忙しいところ恐れ入りますが、少しお時間をいただいてもよろしいでしょうか？」と、いきなり要件を話さず相手の状況を確認する。
(2) 話し方のトーンとスピードに気をつける
・落ち着いたトーンで、ゆっくりと話す。
・明るく感じよく、相手が聞き取りやすいように配慮する。
(3) 相手を気遣うフレーズを入れる
・「お忙しいところ恐れ入ります」
・「お手間をおかけして申し訳ございません」
・「ご確認いただきありがとうございます」
上記の改善策を念頭に入れて、
今の問題を改善していければと思います。
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ここまで読んで下さり、ありがとうございました。
