こんにちは
システムチームのKです。
つい三日ほど前に起こったことなのですが、
自分のタスクを進めていたところ、
他チームからの問合せが発生したので、
前の対応を止めてそちらの対応を始めました。
すると今度は、お客様からのメール問合せが。
「これも対応しなきゃ」と前の対応を止めて、
メールの対応を始めました
するとすると今度は、部下から相談の依頼が、
「返答しないと部下のタスクが止まってしまうな」と前の対応を止めて、
相談への対応を始めました。
するとするとすると、今度はシステムで不具合の可能性が、、、
とこんな感じに
短時間の間に一気にやることが目の前に現れ、
どれから手を付けていいかもわからない状態になりました。
いわゆるパニック状態ですよね。
その時の頭の中では、
「でも全部大事だから、全部対応しないと。」
となっていました。
その結果、どれも中途半端な対応になり、
時間がたつと、新しい問題も発生して、
完全に身動きが取れなくなってしまいました。
恥ずかしながら自分は、
問題の細分化や優先度付けが下手なので、
先日上司から教えていただいたことや、
過去のノウハウをもとに言語化しようと思います。
問題を細分化
社内ツールのブレインマップを使って、
今見えている問題を書き出します。
書き出すときは、
「1行におさまる単語レベルまで細分化する」ことが大事です。
1行におさまらないものは、まだ細分化の余地があります。
そうして出てきた問題は、
基本的に自分が最初感じていた時よりも量が多いと思います。
細かく分けたので増えて当然ですよね。
ただ、細かくした分、解決方法もシンプルになり、
問題自体の難易度は、最初感じていた時よりも下がります。
優先度の付け方
細分化して出した問題にはそれぞれ優先度が存在します。
優先度の高いものから、１つずつ確実に解決して完了させる。
完了したら次の問題へ、
当たり前なことなんですが、
「全部優先度が高い、全部急いでやらないと」と考えていると
いくつも並行して進めてしまい。失敗します。
①5分以内に完了できること＞それ以外
まず、5分以内に完了できることは何よりも真っ先に対応です。
例えばチャットやメールの返信や、
簡単な調査などはだいたい5分もあれば完了できるはずです。
簡単な問題は後回しにせず、
抱えている問題の量はできる限り減らして、ほかのもっと難易度の高い問題
に対応するためのキャパシティを確保しましょう。
②お客様＞社内
身内のことよりも、お客様に関する対応が優先です。
具体的な日時を指定していること以外は、
早く対応すればするほど、お客様側も動きやすくなります。
③上司＞自分
自分のタスクのことよりも、上司が気にかけていることが優先です。
基本的に上司は部下のタスク状況を考えながら、仕事をしています。
その中には、遅延をした場合、問題が発生した場合のリカバリー案も含まれています。
なので、あとに回すことは、双方デメリットしかありません。
④自分＞部下
部下のタスクよりも、自分のタスクの方が優先です。
これは、上司である自分のタスクの方が、
会社にとって重要度が高いものだからです。
かと言って部下を放っておいていいかというと、そうではなく、
あくまで、問題があふれている今の時点では優先度を落とす、ということです。
過去、上司から伝えていただいたことや、
社内のノウハウから整理すると、
優先度は上記のような順番になると思います。
もし誤りがあればすみません。その時はすぐに訂正します。
優先度がはっきりしていれば、
並行して進めることもないので、
「全部」なんて思考には陥らず、冷静に処理ができると思います。
