年末年始の振り返り
こんにちは。総務のSです。
今回は2022年初めてのブログになります。
年末～年始の仕事を振り返りたいと思います。
12月は師走の名の通り 走り抜けていきました
10月のブログ執筆の機会に
早めに年末年始の予測を立て書き出し、心づもりや準備をしていたとはいえ
稼働日が少ない中で
・Japicoマーク更新準備
・大掃除の準備
・年末調整の準備
・お客様への年末の挨拶メール送信
・求人対応
・IT導入補助金 実績報告の一部対応
・助成金や社内手続きの調査
・来年に向けて決定事項の準備…
などどうしても普段より仕事量が多くなり、
チーム内で分担協力し合いながら進めましたが
やはりギリギリで詰め込む形で1年が終わりました。
12月中旬頃までは
バタバタはしているものの、いつも以上に区切りを意識していたので
1つ1つ終わらせていくことに達成感がありましたが、
ラストスパートは
全部バタバタすぎていろいろ大丈夫かな？という気持ちや
1月も大変だーという気持ちで
完璧にすっきりとは言えない形で終わりました。
1月は初日からつまずく
出社してすぐ
整理し直したら
1週目からいきなりタスクがオーバー。
12月に「これは必ず年内に」「これは来年でOK」と考えたつもりが
全然正確に予定が組めていなかったと初日から反省しました。
期日が先のものは2週目以降に回したり
他のメンバーに協力を仰ぐ方法もありましたが、
・平日受電だけはどうしても自分のタイミングは関係なく中断が連続してしまうが、一気に時間が取れれば1日で片付く
・一度すっきりしたい
という気持ちがあり
有給を振り替え定休日に出社することでリカバリーしました。
シナジーデザインでは
他社と比べてかなり自由に有給選択が出来る環境です。
集中したい事情がある場合は今回のように振り替えるのも一つの手です。
1週目を終え気持ちが楽になったのも束の間、
体調不良者が出た関係で念のため大事をとって
ほとんどのメンバーがリモートに切り替わり
コロナ初期にも発生した
・コミュニケーション不足
・マイルールの適用
などの同じ問題を起こしてしまいました。
総務チームは1名出社、1名リモートの体制で変わりなかったものの
ほとんど代表1人で社内全体の指摘やフォロー、ケアをしてくださっている状態で
センサーを敏感にして自分たちでもっと気付く必要があったと思います。
リモート組は急で環境が整わなかったなどいろいろ事情があると思いますが
同じ給与を貰う限りは
出社組もリモート組も関係なく
同じように仕事の責任を果たし、同じように会社づくりに貢献する義務がありました。
また、コロナ禍が続く限り
自分も突然リモートに切り替わる可能性を想定しておく必要があります。
まとめ 成功した点
・勤続5年にもなるので例年の12月の動きから
10～11月に早めに予測を立て、前倒しで対応できるものは対応した
一つ一つに達成感を持てた
・大掃除
昨年は経験者が少ないこともあり終了が大幅に遅れた
今年は模様替えがあったものの時間通り終了し、次回更なる改善点や準備事項も見えた
・年末調整
メンバー数とパターンの増加に伴い
調査や不備のフォローも増えたが、
理解が深まったと同時に来年以降も使用できる配布用紙を整備
・前回理解が浅い上に規格の変更も重なり
最後までちんぷんかんぷんだったJapicoマーク
前回より大幅に理解が深まり、2年間ずっと残っていた”憂鬱な仕事”という気持ちを払拭できた
社内ノウハウにも少しずつ落とし込めている
まとめ 反省点
・メンタル面で達成感は持てたが数値化やポイント反映できなかった
・年末に年始の予定まで組み切れていなかった
12月の予定を考える際は1月もセットで考える必要がある
・長期休暇を挟むタイミングですが
いつも以上に他の人が何をしているか、社内がどんな状況か気にかけるなど
会社づくりへの貢献度が低かった
・年始にリモート体制に切り替わり社内でマイルールが蔓延
自分が突然リモートに切り替わった場合も
効率が大きく落ちたりマイルールを作ったりすると気付いた。
・Japicoマークから逃げており対応できていない点があった
年次のルーティンで実施する。
以上
次に
求人・補助金・お客様の繁忙期明けなどで一気に忙しくなるのが
4月だと想定できます。
また前倒せるものは前倒し考えて
今年も頑張りたいと思います。
