こんにちは、
総務チームのSです。
ここ1ヶ月間、全タスク
期日ギリギリまで伸ばして駆け込みでなんとか片付けている状態で
あまり良い状態ではありません。
思うようにタスクを進められずストレスも溜まってしまうので、
明らかに分かっている原因もありますが可視化してみようと思います。
（1）ある日、突然PCが壊れた
ちょうど先月の今頃だったと思いますが
何かのタイミングでコンセントからタコ足配線のコードが抜け、PCの電源が突然落ち、
その後二度と付かなくなりました。
普段頻繁に使うデータは基本的にはクラウド上にありましたが、
入社からずっと同じPCを使っていたため
チーム内でも共有されず自分のローカルだけで保存していた過去のデータやメモもかなりあって
なんとか復旧できないかとSSD、HDDを分解して取り出し
代表に新しいアダプタを購入いただき、
PCに詳しい先輩たちが他に復旧の術がないか声かけてくださいましたが
結局ダメでリサイクル業者に引き取ってもらい終了。
調べたり、試したり、廃棄したり、その間ノートPCを使用したり、PCの移し替え、
その後もバックアップを探す、データを新たに落としてくるなど
どうしても業務にロスが出て、いつもより時間がかかっていることが多いです。
PCも消耗品なので、いつかは壊れます。
みなさんも今後も保存しておくべきデータは
・自分1人のローカルだけで保存しない
・クラウドにあげれるものはあげておく
・あげれないものはチーム間で共有
など、お気をつけください。
（2）発生するタスクを予想できていない
1週間ごとにタスクと時間を整理して書き出しますが、
予想して時間に含められていないことがあります。
例えば、
・他チームのMTG
・他の人のチャットや電話
・次の勧誘メールの内容
でこんな話をしているからこんなタスクが発生する可能性があるな、というような
他チームと同じフロアで業務している、
またはコロナ渦でもずっと出社しているから
せっかく聞こえてくるような情報。
それが発生するとしたらいつ頃なんだろう
カレンダーにメモしておこう ということができれば、
もう少し正確に週の時間を出せると思っています。
予想できなかったタスクは全て「差し込み」での対応になり
計算したフリー時間はすぐ埋まってしまいます
もっと正確に計算が出せたら
週によって、チーム内で割り振りを変えて協力し合うこともできます。
（3）急がば回れ
2と少し被りますが、
忙しくなればなるほど 関係ないと感じる情報をシャットアウトしてしまい
結果的に情報不足で余計に自分を苦しめます。
また、チャット等の依頼のやり取りで記載が雑になり、
「どういう意味ですか？」「ここはこれで合ってますか？」などやりとりが多くなり
結局余計に時間がかかっているなと感じることがあります。
他には、書類を大急ぎで作って印刷したけど
印刷後チェックしたら間違っていて、結局印刷し直すなど。
急がば回れではないけど、
ちゃんと手順は踏んだ方が早いよなと反省することがよくあります。
こんな状態なのに7月は人より多く有給をもらったこともあり、
月末まではこの余裕のない状態が続きます。
来月もお盆がありますが、
気にしても何も進まないから意味がないのに休み中もふとした瞬間に思い出したり、
週明けもまたしんどいな〜と思ったりして気兼ねなく休みに入れないので
来月からお盆までにある程度リセットして頑張りたいと思います。
それと、せっかく朝礼時にチーム内での情報共有の場も増えたので、
普段行っている工夫や
効率化できることがあれば共有しあっていきます。
