こんにちは。
シナジーデザインマーケティングチームのKです。
入社して1年2ヶ月経ちますが、
ここ最近は自分のタスクについてかなり苦戦しています。
5月からデキテルの新プラン「デキテルMAX」が本格的に始まり、
上司の時間がほとんどデキテルMAXに割かれることになり、
上司が対応していたタスクを自分が対応するようになっています。
その中で、
初めて行うタスクや、マルチタスクが増えたことで
自分のタスクが全然うまくいかなくなってしまいました。
なので今日は、
なぜ自分のタスクがうまくいっていないのか、
その理由を分析しました。
上司からもアドバイスをいろいろもらっているので、
その中で気づいた点なども書いていきます。
これからシナジーデザインに入社したいと考えている方や、
自分と同じように悩んでいる方にとって参考になれば嬉しいです。
マルチタスクの管理ができていない
まず1点目は、マルチタスクの管理ができていないということです。
これまでは、テレアポという新規営業のタスクをメインでやっていました。
なので、テレアポのことだけを考えていて、他のタスクのことはあまり考えていませんでした。
ただ、今は
・テレアポ
・ライティング
・更新前サポート
・公開前サポート
・お客様対応
など業務が増えたため、
どのタスクをどこまで終わらせるのか、
どのタスクを優先的にやっていくか
などを決めるのがうまくできていません。
簡単にいうとマルチタスクの管理ができていないんですね。。。
上司からのアドバイスとして、
①一つずつ優先順位をつけて対応していく
②できないタスクに関しては早めに報告して上司に返す
③グーグルキープなどで今自分が管理しているタスクを洗い出す
などを教えていただきました。
タスクの優先順位に関しては、
お客様からの緊急の要望やクレーム
↓
その次に会社から預かっているタスクの対応
↓
個人のタスクの対応
の順番で対応していくことが重要だとわかりました。
最重要なのは、
今困っているお客様の対応なので、
その対応をまずは最優先にして、
会社から預かっているタスクを完了させるようにしていくことが大切です。
報告や相談の仕方が下手くそ
2点目は、報告や相談の仕方が下手くそだということです。
報告に関しては、問題が発生すると分かった時点で報告することが必要なのですが、
問題が発生してから報告したり、報告できていないことが多くありました。
なので、上司が緊急で対応しなくてはならなかったり、上司の時間を大きく奪ってしまっていました。
また相談に関しても、上司に全て丸投げしている相談の仕方になっていました。
自分で対応策などを考えて上司に相談するのではなく、
上司に「全て考えてください」と丸投げしているような相談の仕方になっていたんです。
なので、この相談の仕方だとまた上司の時間を大きく奪ってしまうことになります。
自分で必死で対応策を考えて、わからない箇所だけを上司に対応していただくという相談の方法にしないといけません。
上司の時間は有限だということを理解した上で、相談をすることが大切だとわかりました。
お客様の対応に時間がかかっている
続いて3つ目は、お客様のお問い合わせやご要望に対する対応に時間がかかっている点です。
受電での対応やお客様のサポートの回数が増えたことにより、
お客様からの質問やご要望をお伺いすることが増えました。
その際に知識がないと、
その場で対応ができず、折り返しになることが多くなってしまいます。
なのでその分、自分でわからない点を検索したり、他チームに確認を取る際に時間がかかってしまっています。
これに関しては、
自分の知らない情報を無くすことが重要です。
なので、自社の商品知識はもちろん、広告やweb集客に関する知識をつけていくことが必要だと感じています。
時間短縮するための工夫ができていない
最後に4点目ですが、時間を短縮するための工夫ができていないということです。
時間が限られている中で、なんの工夫もしていないとマルチタスクはこなせません。
なので、自分で時間を短縮するための工夫が必要です。
例えば、
・ショートカットを使う
・メールのテンプレを作っておく
・報告事項や自分のタスクを管理するフォーマットを作る
など、時間を短縮するための工夫が必要だとわかりました。
基本、自分は深く考えたりすることが苦手なので、
どうすれば効率良く時間を短縮できるかを考え、タスクにかかる時間を減らしていきます。
まとめ
以上4点が自分が今うまくいっていないと考える理由です。
全てを一気に直そうと考えても難しいので、一つずつ着実に改善していけるように頑張ります。
新しいことに挑戦するということは、それだけ失敗も増えるので、
大切なのは失敗した後にどう改善するかだと思います。
失敗した後に、次はどうすれば失敗しないかを明確に分析し、自分で対策できる力をつけていきます。
最後はなんだか決意表明みたいになってしまいましたが、、、最後までご覧いただきありがとうございました。
