こんにちは、
総務チームのSです。
今回は、前職の車屋さんでどんな仕事をしていたかを書いてみようと思います。
ほとんど参考にもならないと思いますが、、少しでも整備工場の雰囲気が伝われば嬉しいです。
はじめに
大学からの新卒で中古車売買の会社に入社し、約2年半受付事務として働いていました。
東証二部上場の企業で、同期も多分80〜90人ぐらいはいたと思います。（じゃんじゃん辞めていきましたが）
中古車売買の会社と書きましたが、
店舗にいる女性社員は9割が整備部門の受付で、私もその1人でした。
販売や買取部門は事務員さんが各1名ずついるだけで、
ほとんどの手続きなどは営業マン本人が行っていました。
それほど整備部門の方が、毎日大量の入庫を捌いていくために人員が必要だったのですが、
受付は専門知識は不要、とはっきり分けているような方針でしたので
正直、車の知識は素人に毛が生えた程度です。
運転免許も必要なく、
ATの免許すら持っていない仲間も普通にそこそこいました。
町の整備工場から転職してきたような方は
自分たちより遥かに知識があって運転もうまかったです。
今お客様と話していても、事務員さんなども全員詳しいなと感じます。
履歴書に「経験を活かし整備工場側からの視点でも皆様の業務が円滑に進むようサポートしていきたい」などと偉そうなことを書きましたが、
私がその点で役に立ったのは法定費用に関するものだけだと思います。
もちろん社販や買取、保険なんかはもっと分からないんですが、
ただ車検で自賠責保険証を発行するために損害保険募集人の資格が必要で、
新卒全員でしっかり取得しました。
受付業務
職種名が ”受付事務” なんですが、
早番は受付中心、
遅番は事務中心
と分担して毎日4〜5名程度で回していました。
使うPCも共同のものです。
今お客様と接していて分かる通り、ITやPCの知識がある方なんて本当にほとんどいません。
必要なツールの使う部分だけを、作業として覚えて使っているだけです。
少しでもおかしい点があれば誰も分からないので、全部本社のシステム部門頼りでした。
受付側は
来店と電話の対応が中心。
車検獲得への入口として
エンジンオイル交換の無料券をばら撒いていたので、
ほとんどがオイル交換受付でした。
話が逸れますが、、
過去のブログにも一度書いたことがありますが、
重量税計算ツールやカードクターを毎日のように使っていました。
運営元などたったの一瞬も気にしたことなんてありませんでしたが、、
特に重量税計算ツールは
他のサイトより一番使いやすくて、毎日頻繁にアクセスしていました。
普通の乗用車の金額は全部覚えてしまっているぐらいでしたが、
年式が古くなったり
貨物、エコカー減税などになるとややこしいので一応チェックするのです。
重量税計算ツールで出る検索結果には絶対的な信頼を置いていましたが、
プログラマーが定期的にデータを流しこんだり
何千件のデータを目視でチェックしたりしてくれていたと知るのは
何年後のことでしょう。
話を戻して、受付をした後は
店内で作業待ちのお客様に車検予約のアプローチをかけに行っていました。
鈑金は専任担当が1名いましたが、
先述した通り、毎日日中のほとんどを無料のオイル交換に費やしてでも
チームとして追いかける数字は車検一択で、
車検の ”予約数（入庫数）” は受付事務の担当であり、一応数字を追いかけていました。
入庫後の粗利については整備士が担当。
それがマージンとして毎月給与にも反映されていました。
1ヶ月の車検入庫数は 約350〜450台、
粗利は台あたり5万円〜10万円だったと思います。
ここで言う粗利とは、基本料金や税金を除いた部品交換などの追加作業から、さらに部品代を省いた工賃の部分です。
さらに来店時に予約が取れていない方、
車検期限が近いけど入庫日が決まらない方などには電話や郵送で追いアプローチをします。
最高で月間400件ほどコールしていました。
事務業務
遅番は事務的業務と
車検の納車対応などがメインでした。
何度も言う通り車検がすべてなので、
納車時の説明やお会計はバタバタしている受付側ではなく広いフロアで。
車が見えなくなるまで頭を下げるVIP対応で、
次回2年後の予約もそのままGETしていました。
指定工場なので自社で検査まで全て完了しますが、
その代わりに車検が終わってから陸運支局に関係書類を提出するため、
新しい車検証は後日発行されます。
納車までに日数があり
その間に車検証やステッカーが出来上がれば、そのままお渡しします。
大半は間に合わないので後で郵送します。
今、抱きしめ〜るの便利さが凄くよく分かるのですが、
車検や点検の案内ハガキの作成は全て手作業で、本当に大変でした。
・販売後の安心パックに入っているか
・前回車検時にメンテナンスパックに入っているか
・車検の予約はあるけど日が決まらない方
など状況によってもちろん内容が変わりますし、
さらにシステムの都合上
・まとめて印字できるもの
・1人ずつ対象の方を検索して1枚ずつ印刷するもの
・ハガキへの直接印字ではなくなぜかラベルで印字し1枚ずつ貼り付けるもの
・印刷をかけた後に送ってはいけない方が混じっていないか全数チェック
・手書き
などの種類があり、かなり負担を感じていました。
徐々にIT化が進み
まとめて依頼を出せば業者が発送してくれるようになり、
最後はSMSのシステムが入った感じです。
毎日の売上集計や金銭管理、書類作成などの他にも月に一度
・業者間の買掛金の締め、支払い
・棚卸し
・早朝に行われるミーティングの議事録作成
・監査のため現場を大掃除し数字を全部覚える
などはひたすら数字とにらめっこで、合わなければもちろん夜中コースです。
まとめ
かなり拙い文章になってしまいましたが、
また会社規模や方針によって全然違う部分もあるかと思いますが、
私の場合はこんな感じの業務内容でした。
お客様に電話した際「今それどころじゃないんで！」となる気持ちもよく分かるので
お礼を伝えたり
状況を察してテンションや伝え方を変えるなどの工夫が必要だなと思います。
たまにこうやって、初心？を思い出すのも
必要かなと感じました。
