こんにちは、シナジーデザインマーケティングチームのKです。
先日、自分のタスクを新人に引き継がないといけない状況がありました。
その際に、”タスクの引継ぎによって起こりうる問題”を考えておらず、
上司に代わりに対応させてしまいました。
社長から、
「タスクを新人に引き継ぐように」と言われ、
ハイ分かりましたと返事をし、新人にそのままタスクを引き継ごうとしたことが問題です。
ここで気を付けないといけなかった点があったので、
そのことについて今回記載していこうと思います。
新人は自分より係数が多いことを想定する
まず考えないといけないことは、新人の係数です。
ここでいう係数とは、
上司と比べてどのくらいの時間がかかるかを指しています。
例えば、上司が1時間で対応できる仕事を、自分は2時間かかる場合、係数が2です。
このように、「上司と比べて何倍の時間がかかるのか」を係数と呼んでいます。
新人にタスクを引き継ぐ際は、この係数を考えることが必要です。
なぜかというと、
基本的に新人の方が自分よりも係数が多いので、
自分が対応できていたタスクでも、新人が対応すると時間が足りない可能性があるからです。
週間でタスクに対応できる時間はあらかじめ決まっています。
1日8時間労働で、週5日勤務であれば、週40時間がタスクに対応できる時間です。
この時間は絶対に動かすことができません。
自分が40時間ギリギリで対応していたタスクを新人に引き継ぐ場合、
新人の係数が2であれば80時間かかる計算になります。
必然的に、週間のタスク時間をオーバーしてしまいます。
今回引き継いだ際も、
実際に新人の週間のタスク時間がオーバーする可能性がありました。
そうなると、
オーバーした分を新人が残業で対応するか、
自分かほかのメンバーが代わりに対応しないといけません。
そうなると、
新人の残業が増え、ストレスも上がり、
そのストレスケアを自分の上司がする必要があります。
その結果、
新人だけでなく、自分の上司もストレスが溜まってしまいます。
自分がこういう問題を想定していないと、
新人にも上司にもストレスを与える結果になってしまう。
上記のような、
”タスクの引継ぎの際に起こる問題点”をしっかり考えずに、
「ハイ分かりました、新人に引き継ぎます」と安易に伝えていたことが、自分の問題でした。
事前に、起こる得る問題について考えていれば、
上司が自分の代わりに考える時間を取らずに済みます。
なので、まずは先に問題について想定し、
その問題をつぶすか、改善点を出したうえで、
引き継ぐことが大事だとわかりました。
タスクを引き継ぐとき以外にも当てはまりますが、
例えば新しいタスクをする際なども、あらかじめ起こり得る問題について想定しないといけません。
「こういう問題が発生したときに、こういう対応をしよう」と考えていないと、
いざ問題が発生した際に対応ができません。
なので、今後自分の新人や他のメンバーにタスクを依頼する際は、
自分とその人の係数の差を考え、あらかじめ問題について想定してから引き継ごうと思います。
