こんにちは。
デザインチームのUです。
普段、仕事をする中で
上司に「進捗はどう？」と聞かれることがありますよね。
順調に事が運んでいれば、すんなりと答えられると思いますが、
上手く行っていなくて言い淀んだり
不安があって言葉が詰まったり
といったこともあるかなと思います。
今日はそんな進捗の、
不安の正体について書いていきたいと思います。
上手く進んでいるのに不安がある
部下に進捗を聞いたときに
以下のような言葉を聞くケースがよくあります。
「数字上は遅延なく進んでいます」
「問題なく進んでいますが、承認を得られなければ遅延します」
曖昧さを含んだ報告で、不安を抱えているのがありありと見えますよね。
そうなると当然、起こりうる問題を未然に防ぐために指摘せざるを得なくなります。
そこで、シナジーデザインでは
そういった曖昧な報告を解消するために、
進捗度という数値での報告をさせています。
進捗度とは
タスクの完了から逆算して、
現在はどの段階か をパーセントで計測します。
今実際にかかっている時間に進捗度を掛け合わせれば
残り時間がわかる、という算段です。
本人は遅れていないと認識しているので、
進捗度を出させても最初は遅れの無い数字が上がってくるのですが、
大体の場合はそこにズレがあります。
感覚的には0.6～0.8倍くらいの印象です。
例えば全体の80％進んでいるという報告があれば、
実際には50％～60％くらいのケースが多いです。
そうして、現在の状態を聞いてうえで実際の進捗度から残り時間を算出すると、
大方の場合は遅延していることが判明します。
つまり不安の正体は、
実際の進捗と自身の認識にズレが出ているから、なんですね。
進捗度がズレる原因
部下に話しを聞いてみると、ズレのある大体の要因は
ゴールの設定を間違っていたり
必要な工程を見積りにいれていない
というケースが多いです。
つまり、情報が少ないまま
見切り発車で進めているんですね。
そこで大切なのが着手前に情報を集めて解決策を明確にしておくこと。
そこをサボって状態が少ない状態で曖昧なままタスクを進ているのが、
進捗度がズレる主な要因かなと思います。
ここでは、登山を例にして考えてみたいと思います。
情報量が少ない状態というのは
ようするに、
山頂までのルートや必要な道具、
食料の確保や天候、
最悪な状態だと標高や山の名前すら認識しておらず、
漠然と山を登っているようなものです。
それだと
途中で迷子になったり、
途中で必要な道具に気づいたり、
最悪なケースだと
まったく違う山を登っていて最初からやり直しになったり。
山頂までにかかる時間なんて到底わからないですよね。
もしそれが、プロの登山家であれば
険しい山であればあるほど準備を怠らないはずです。
登山ルートから必要な道具、災害や天候の変化などの最悪のケースまで
発生しうる問題を網羅して慎重に進めていくはずです。
デザインでも同じことで、
そういった問題を放置して、準備が不十分な状態で進めるのは
無謀な行為に他ならないです。
情報量を増やすための準備
情報を正確に把握するために必要なことは、
大きくわけて下記の3点です。
1.何故やるのかを理解する。
2.かかえる問題の解決策をだす。
3.完了までに必要な作業を網羅する。
何故行うのか、という前提条件をしっかりと理解し、
ブレインマップや紙ラフで明確化し解決策をだし、
完了までに必要な作業を書き出していく。
そうして書き出していく中で、
発生しうる問題点や新たな疑問点などが事前に判明するので、
作業中のトラブルを格段に減らすことができます。
そうすると、正確な見積りも出すことができ、
現在の進捗度を正確に把握できるようになり、
結果として遅延のリスクを大幅に減らすことができます。
まずは、情報を深めて明確にする。
タスクに臨むうえでしっかりと準備を怠らずに、
進めていきましょう。
