こんにちは。
デザインチームのUです。
WEBデザイナーとして必要な業務の中に、お客さまとのお打ち合わせがあります。
自分は打ち合わせがどうにも苦手で、上手くまとまらないことが多いです。
事前に打ち合わせ内容を用意しておいても、どこか説明っぽくなりメリットを感じていただけないし、
想定できていない質問に、その場で決め切れず詰まることも多いです。
こちらの意見を通してしまったり、一旦持ち帰りになったりで、その場で決まらない。
相手を不安にさせる。
そう思うとさらに空回りしてしまって、なかなか好転することはありません。
少しネガティブな文章がつづきましたが、、、
代表に相談させていただいたところ、
打ち合せ全体をフローで整理するように指示があったので、
マインドマップで整理していたのですが、自身で後から見直せる意味合いも込めて、
ブログに記載していきたいと思います。
打ち合わせのフローを整理
打ち合わせのフローを考えるうえで、色々なフレームワークがありますよね。
能力の高い営業の方なら、状況に応じて色々使いこなしていると思うのですが、、、
今回はWEBサイトのリニューアルのキックオフミーティングを想定して、
5W1Hのフレームワークに当てはめて考えていきます。
打ち合わせという事を加味して、下記の順番でフローを整理しました。
1.Why（なぜ） ： 目的・背景
2.What（何を） ： 今回のプロジェクトの範囲
3.Who（誰が） ： 担当者・関係者
4.When（いつ） ： 時間・期日
5.Where（どこを） ： 場所・対象範囲
6.How（どのように）： 進め方・アプローチ
そして、前回の打ち合わせ内容を振り返って、さらに詳細に当てはめていきます。
打ち合わせ内容をフローに当てはめる
代表に見せていただいた打ち合わせ内容から要点を抜き出し、
以下のように当てはめました。
1.なぜやるのか
制作から15年以上経過して、デザインがトレンドから古くなっている。
2.何をするのか
デザイン面をアップデートする。
コンテンツは集客効果が出ているので、今のまま変更せず残す。
3.誰が
自社の担当者と、先方の決裁者を確認する。
4.いつ
全体の期日、次回の打ち合わせの日時を決める。
写真提供の依頼などあれば、あわせて期日を設定する。
5.どこを
リニューアルとなる対象や、次回のお打合せまので対応範囲を決める。
6.どのように
今後の連絡手段を決める。
今回はメールは簡易的に使い、電話をメインで連絡する事としました。
以上のようにフローで整理することができました。
全体像を頭に入れて打ち合わせに臨む
全体の流れを頭に入れておけば、打ち合わせの進行に迷いがなく、問題が起きても軌道修正ができる。
少なくとも、打ち合わせが中途半端に終了することを防ぐことができます。
たどたどしさは出てしまうかもしれませんが、
相手を不安にさせないように、苦手な部分やデザイナーとしての姿勢を事前にお伝えして、
誠実に対応していくことができればと思います。
