こんにちは。
シナジーデザイン総務のTです。
シナジーデザインでは
基本的にサクセスチームも営業チームも
訪問などを行わず、電話やメールでお客様へご連絡しています。
総務なので
お客様へこちらから連絡をする機会は
サクセスチームなどに比べると多くはありませんが
最近、補助金の申請のためにメールや電話でお客様に連絡をして
説明をしたり、対応を依頼をすることがあり
難しいと感じる部分もあったので、今回はブログに書いてみようと思います。
電話で話す時に気を付けること
申請をするにあたって
こちら主導で進めることにはなっていましたが
全てを代行できるわけでなく
ご準備いただかないといけない書類や
お客様の社内の情報について伺うなど
依頼をして対応いただくことも多く発生しました。
その際に対面であれば、相手の表情や様子がわかるので
「ここはもう少し説明した方がよさそうかな」
「忙しそうなので別の日にしよう」
と判断することができますが、
電話では相手の表情が見えないため
どの程度伝わっているのか、対応いただける状況なのか
などを察することが難しくなってしまいます。
だからこそ、電話では普段以上に意識して
「分かりやすく、ゆっくり話す」必要があります。
伝えたいことがたくさんあると
つい早口になってしまいがちですが
日時や固有名詞など、大事なワードの聞き間違いに繋がりやすいため
話すスピードの意識や必要に応じて復唱をするなど
伝える側の工夫が大切になります。
電話のみで終わらせない
電話での対応についての話をメインで書きましたが
大事なことは電話のみで連絡するのではなく
事前にメールでご確認いただきたい事項を送り
文章を読むだけでは伝わりにくい点もあるため
補足として電話で連絡する
もしくは、電話した後にお伝えした内容の確認として
メールを送る
話した内容を全て記憶しておくことはお互いに不可能なので
日時の約束や対応いただきたい内容などは
電話や口頭のみで終わらせず
文章として見える形で残しておくことも重要です。
最後に
自分にとっては、わかりきっている当たり前のことでも
相手にとっては情報が不足していることもあるので
社内・社外問わず、自分本位で考えるのではなく
うまく伝わらなかった場合は
伝え方の問題点を考え、改善できるようにしようと思います。
また、相手の立場に立ち
結論や要点をなるべく分かりやすく伝えることや
きちんと伝わったか理解できているか、というところまで
意識して行っていきます。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
