こんにちは。
シナジーデザイン総務のTです。
デキテル等の自社サービスの
ご利用料金の入金確認を
週に数回行っています。
ありがたいことに契約数が増えたことで
1週間・1ヵ月の入金件数も増え
入社当初よりだいぶ確認する時間もかかるようになり、
入金確認の時間を短縮するために
システムチームに可能な範囲で
今行っている作業をシステム化してもらうということになりました。
システム化するにあたって
担当者からのヒアリングやMTG等が発生しているのですが
説明がうまくできていないな、と感じることがあったので
説明のうまい人と下手な人の違いは何なのか
調べたことをまとめてみようと思います。
削ることを意識する
人はそもそも2割程度しか
聞いた話を記憶できないそうです。
なので1から10までしっかり説明したとしても
聞き手が覚えることができるのは
断片的かつ2割程度ということです。
伝わる説明のコツは「削る意識」
という記載がありました。
｢説明がヘタな人｣｢うまい人｣の決定的な違い
https://toyokeizai.net/articles/-/830980?page=3
2割しか伝わらないのであれば
理解してほしい重要なことを自分の中で考えて
絞る必要があります。
説明するとなると
いろんな情報を入れたくなってしまうと思いますが
そうすることでかえって結局大事な情報が
聞き手の頭の中に残る確率が減ってしまいます。
｢説明がヘタな人｣｢うまい人｣の決定的な違いのページに
同じ事柄について
・最低限の情報で説明しているもの
・詳細な情報を踏まえて説明しているもの
上記、2種類の説明がいくつか載っているのですが
それを見てもらうと
詳細に説明すればいいというわけではない
というのが、ピンとくるかと思います。
ただし、社内のMTGでは
ブレインマップなどのツールを使用して
話すだけでなく文字に起こしながら行うことが多く
頭で記憶できることが全てではないため
1から10までしっかり説明することが必要な場面ももちろんあります。
最後に
自分が普段行っている業務について
その業務を担当していない人に伝えるためには
詳細に説明する必要があると考え、
わかりにくい説明になっていたなと感じました。
今、開発をしてもらっている最中なので
今後のヒアリングやMTGの際には
最も重要な伝えるべき内容は何なのかを意識して
話すようにしようと思います。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
